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Neue Software erleichtert die Zusammenarbeit von Labor und Praxis

Dentaflow – Kommunikation und Abrechnung neu definiert

16.02.2017

Die Abrechnungssoftware Dentaflow erleichtert die Kommunikation zwischen Labor und Praxis.
Die Abrechnungssoftware Dentaflow erleichtert die Kommunikation zwischen Labor und Praxis.


Dentaflow ist eine webbasierte und somit plattformunabhängige Abrechnungssoftware für das Dentallabor, die von überall aus bedient werden kann – sogar von mobilen Endgeräten aus. Seit dem 01.01.2017 ist die neueste Version verfügbar und begleitet bereits drei Dentallabore im Raum Berlin/Brandenburg in der täglichen Abrechnung mit insgesamt 60 kooperierenden Zahnarztpraxen.

Die Software ist dabei intuitiv, modern und sicher. Es lassen sich digital sowohl Anfragen zu Angeboten als auch Aufträge aus der Zahnarztpraxis an das Dentallabor übermitteln. Dentaflow ist somit nicht nur eine Abrechnungssoftware für zahntechnische Leistungen, sondern zeitgleich Kommunikationsplattform zu kooperierenden Zahnarztpraxen. Alle aus der Zahnarztpraxis übergebenen Informationen zur geplanten Versorgung eines Patienten – sogar XML-Auftragsnummern und Patientenfotos – können zu Abrechnungszwecken via Mausklick weiterverarbeitet werden. Dentaflow definiert die Kommunikation und Abrechnung zwischen Labor und Praxis neu und vereint sie in einem digitalen Workflow. Die integrierte Laborverwaltung beinhaltet alle Features einer modernen Abrechnungssoftware. Programminterne Benachrichtigungen halten Sie stets auf dem Laufenden. Für den Einsatz von Dentaflow ist weder zahnarzt- noch laborseitig eine Installation notwendig.

Die Entwicklung

Dentaflow ist eine sehr junge Softwarelösung, die für die speziellen Ansprüche in der Abrechnung eines Dentallabors, aber auch für die Ansprüche einer Zahnarztpraxis zur Anfrage- und Auftragsabwicklung, entwickelt wurde. Der Workflow wurde in einem Brandenburger Dentallabor konzipiert und durch ein zweiköpfiges Entwickler-Team realisiert. Eingangs war Dentaflow eine reine Schnittstelle zwischen festinstallierter Laborabrechnungssoftware und Praxisverwaltungssoftware – zur digitalen Übermittlung von XML-Auftragsnummern und XML-Dateien. Aufgrund der positiven Resonanz der einzelnen Zahnarztpraxen wurde Dentaflow stetig weiterentwickelt und im Jahr 2016 stand fest, dass Dentaflow um eine komplette Laborverwaltung samt Faktura erweitert werden soll.

Der Ablauf des Workflow

Ziel bei der Konzeption von Dentaflow war es, einen intuitiven, innovativen und zugleich interaktiven Workflow zu gestalten, der einen wechselseitigen Nutzen für die Zahnarztpraxis und das Dentallabor erbringt. Realisiert wurde dies über die Definition von zwei Benutzerrollen in der Anwendung. Zum einen die Zahnarztpraxis, die Anfragen zu Angeboten und Aufträge zu Patientenarbeiten über einen digitalen Auftragsschein in Dentaflow erstellt, und zum anderen das Dentallabor, welches auf Grundlage der Anfragen Angebote kalkuliert und die Aufträge aus der Zahnarztpraxis in die Laborverwaltung übernimmt. Bei Fertigstellung der prothetischen Arbeiten werden zu den Aufträgen aus der Zahnarztpraxis die jeweiligen Rechnungen geschrieben.

Sofern die Rechnung noch nicht freigegeben ist, kann sie problemlos geändert werden. Bei der Freigabe wird, insofern eine XML-Auftragsnummer eingepflegt wurde, eine XML-Datei generiert, die Rechnung im PDF-Format erzeugt und automatisch für die Zahnarztpraxis bereitgestellt. Der Beleg kann im Anschluss gedruckt und mit der Arbeit in die Praxis gegeben werden. Dentaflow gibt der Zahnarztpraxis über eine programminterne Benachrichtigung die Information, dass das Dentallabor eine Rechnung für sie bereitgestellt hat. Die XML-Datei kann heruntergeladen und in der Praxisverwaltungssoftware eingepflegt werden.

  • Abb. 1: Die Zahnarztpraxis meldet sich mit ihren spezifischen Anmeldedaten in der Anwendung an und kann beispielsweise eine Anfrage zu einem Angebot erstellen. Diese wird automatisch an das Dentallabor übermittelt.
  • Abb. 2: Der Mitarbeiter des Dentallabors wird über die neue Anfrage aus der Zahnarztpraxis anwendungsintern benachrichtigt und kann via Mausklick zur Anfrage ein Angebot kalkulieren. Dieses kann für eventuelle Änderungen vorab oder direkt gespeichert und freigegeben werden. Das Angebot ist dann sofort für die Zahnarztpraxis verfügbar, kann angezeigt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Kommt es zum definitiven Auftrag für das Dentallabor, erstellt die Zahnarztpraxis aus der Anfrage einen Auftrag, bei dem alle Informationen zur Versorgung aus der ursprünglichen Anfrage mit übernommen werden.
  • Abb. 1: Die Zahnarztpraxis meldet sich mit ihren spezifischen Anmeldedaten in der Anwendung an und kann beispielsweise eine Anfrage zu einem Angebot erstellen. Diese wird automatisch an das Dentallabor übermittelt.
  • Abb. 2: Der Mitarbeiter des Dentallabors wird über die neue Anfrage aus der Zahnarztpraxis anwendungsintern benachrichtigt und kann via Mausklick zur Anfrage ein Angebot kalkulieren. Dieses kann für eventuelle Änderungen vorab oder direkt gespeichert und freigegeben werden. Das Angebot ist dann sofort für die Zahnarztpraxis verfügbar, kann angezeigt, heruntergeladen oder gedruckt werden. Kommt es zum definitiven Auftrag für das Dentallabor, erstellt die Zahnarztpraxis aus der Anfrage einen Auftrag, bei dem alle Informationen zur Versorgung aus der ursprünglichen Anfrage mit übernommen werden.

  • Abb. 3: Der Auftrag wird via Mausklick durch das Dentallabor in die Laborverwaltung bzw. Arbeitskoordination übernommen. Der Ort der Arbeit wird bestimmt und der nächste Termin eingetragen. Wenn die Arbeit durch den Chef oder den Meister kontrolliert wurde, kann zum Auftrag in der Laborverwaltung eine Rechnung erzeugt werden. Der Auftrag wird hierfür aufgerufen und über eine Schaltfläche „Rechnung erzeugen“ leitet Dentaflow den Anwender automatisch in den Rechnungsbereich. Auch hier werden alle patienten- und arbeitsspezifischen Daten automatisch übergeben.
  • Abb. 4: Der Mitarbeiter des Dentallabors kalkuliert die Aufwände, vergibt prozentual die erbrachten Leistungen an die jeweiligen Techniker und kontrolliert seine Rechnung. Änderungen können direkt in der Maske vorgenommen werden. Dentaflow gibt dem Mitarbeiter die Chance, über Leistungsfavoriten und Jumbos gezielt und zeitsparend die Rechnung zu erstellen.
  • Abb. 3: Der Auftrag wird via Mausklick durch das Dentallabor in die Laborverwaltung bzw. Arbeitskoordination übernommen. Der Ort der Arbeit wird bestimmt und der nächste Termin eingetragen. Wenn die Arbeit durch den Chef oder den Meister kontrolliert wurde, kann zum Auftrag in der Laborverwaltung eine Rechnung erzeugt werden. Der Auftrag wird hierfür aufgerufen und über eine Schaltfläche „Rechnung erzeugen“ leitet Dentaflow den Anwender automatisch in den Rechnungsbereich. Auch hier werden alle patienten- und arbeitsspezifischen Daten automatisch übergeben.
  • Abb. 4: Der Mitarbeiter des Dentallabors kalkuliert die Aufwände, vergibt prozentual die erbrachten Leistungen an die jeweiligen Techniker und kontrolliert seine Rechnung. Änderungen können direkt in der Maske vorgenommen werden. Dentaflow gibt dem Mitarbeiter die Chance, über Leistungsfavoriten und Jumbos gezielt und zeitsparend die Rechnung zu erstellen.

Die in Dentaflow realisierte Interaktion zwischen der Zahnarztpraxis und dem Dentallabor beschreibt die Innovation in der Abrechnung. Die Wege der Kommunikation zwischen den beiden Benutzerrollen werden durch Kommentarfunktionen und die intuitive Oberfläche so kurz wie möglich gehalten. Die webbasierte Software bietet die Möglichkeit, von überall aus bedient zu werden. Angebote und Rechnungen können somit auch von unterwegs geschrieben, eingesehen, geändert und/oder freigegeben werden.

Datenschutz

Dentaflow bietet eine sichere Datenübermittlung und Datenhaltung. In jedem Bereich stellen Such- und Sortierfunktionen sicher, dass schnellstmöglich der gewünschte Inhalt ausgegeben wird. Statistische Auswertungen abrechnungsrelevanter Daten gehören zum Standard. Techniker-, Kundenumsätze und Monatsaufstellungen sind hierbei nur ein Auszug. Dentaflow wird dem Dentallabor als Software-as-a-Service zu einer monatlichen Gebühr angeboten. Das Dentallabor kann diesen interaktiven Service dann kooperierenden Zahnarztpraxen zur kostenfreien Nutzung zur Verfügung stellen.

Die Weiterentwicklung und Verbesserung von Dentaflow haben bei dem zweiköpfigen Entwickler-Team oberste Priorität. Module wie Arbeitsplanung und -verfolgung oder die Auftragsabwicklung ohne konventionellen Laborauftragsschein werden in den kommenden Wochen und Monaten umgesetzt.

Weitere Informationen finden Sie unter www.dentaflow.de

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