Abrechnung


Abrechnungssoftware – das sollte sie können

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Die Abrechnung gehört zum Arbeitsalltag im Dentallabor. Die Auswahl an entsprechenden Programmen, Produkten und Anbietern ist groß. Der Unterschied zwischen den jeweiligen Lösungen hingegen erscheint auf den ersten Blick klein. Auf was es zu achten gilt und was eine gute Abrechnungssoftware heutzutage beherrschen sollte, schildert unser Abrechnungsexperte Stefan Sander auf Basis eigener Erfahrungen und Wünsche.

Die Anforderungen an die Abrechnung und somit auch die dazu genutzten Programme haben sich in den letzten Jahren stark geändert. Neue gesetzliche Vorgaben und Positionen sind hinzugekommen. Der Anspruch des Anwenders hingegen bleibt immer gleich: Die Anwendungen sollen möglichst einfach sein und dabei alle Fälle abdecken.

Hat man sich erst einmal in ein Produkt eingearbeitet und kennt sich aus, fällt der Wechsel schwer. Manchmal ist er jedoch angebracht. Was eine zeitgemäße Abrechnungssoftware im Jahr 2022 idealerweise leisten sollte, wird im Folgenden aufgezeigt.

Leistungsabrechnung

Die Dokumentation zahntechnischer Arbeitsschritte geschieht überwiegend über „Techniker- oder Laufzettel“. Ein Mitarbeiter füllt aus, ein Mitarbeiter tippt ab. Funktioniert seit Jahrzehnten – ist aber heutzutage nicht sehr effektiv.

Die Leistungserfassung sollte nicht nur analog, sondern auch digital möglich sein. Entsprechend muss eine moderne Abrechnungssoftware eine Auftragserfassung enthalten. Das hat zum Vorteil, dass bereits bei der Auftragsannahme die Auftragsdaten erfasst und die „typischen“ Leistungen für den individuellen Auftrag angelegt werden.

Die Rechnung wird quasi vorgeschrieben. Bei der Auftragserfassung sollte die Software bereits Leistungen vorgeben. Dies kann sowohl über angelegte Leistungsketten als auch über programmierte Algorithmen erfolgen.

Das Arbeiten mit Leistungsketten (auch Jumbos, Komplexe oder Makros genannt) sollte in diesem Zusammenhang eine Selbstverständlichkeit sein. Noch besser wäre es, wenn uns die Abrechnungssoftware noch einen Schritt früher unterstützen könnte: In der vernetzten Welt von heute sollte sie in der Lage sein, die digital übermittelten Daten des Heil- und Kostenplanes auszulesen, und darauf basierend bereits Abrechnungsvorschläge erstellen. Diese könnten dann für die Kostenvoranschläge oder für die Abrechnung genutzt werden.

Das bedeutet aber, dass die Software eine Schnittstelle zu den gängigen Praxisprogrammen haben muss und dass ein gesicherter Datentransfer gewährleistet ist. Über die Datentransfer-Schnittstelle ließen sich dann sowohl HKPs, Kostenvoranschläge und Rechnungen übermitteln. Auch die Übertragung von Bilddateien oder STL-Daten sollte möglich sein. Diese wäre ein Schritt in Richtung papierlose Abrechnung.

Auf Basis der Abrechnungsdaten muss uns eine gute Abrechnungssoftware außerdem Leistungspositionen vorschlagen können. Diese sollten sich nicht auf der Grundlage früherer Rechnungen, sondern auf Basis zahntechnischer Logik ergeben. In diesem Zusammenhang hat die Software selbstverständlich alle bestehenden Abrechnungsvorschriften zu berücksichtigen.

Eine datenschutzunbedenkliche Archivierung von auftragsspezifischen Daten, wie Lieferscheine, Fotos oder Scan-Dateien, sollte in einem integrierten Dokumentenmanagement-System in der Auftrags- oder Patientenakte möglich sein. Aufgrund der EU-DSVGO ist es mittlerweile nicht mehr erlaubt, personen- oder patientenbezogene Daten unverschlüsselt per E-Mail auszutauschen. Durch das Archivieren von Daten in der Software entfällt das Drucken und Abspeichern von Belegen.

Ein Zugriff auf diese Daten sollte zudem über mobile Geräte möglich sein. Die Leistungsdokumentation der Zahntechniker kann dann auch über Tablets etc. stattfinden. Damit ist der Zahntechniker in der Lage, den bereits erfassten Auftrag über ein mobiles Terminal zu bearbeiten und seine erbrachten Leistungen direkt im Auftrag einzutragen.

Die aufwendige „Doppeldokumentation“ (Papier & digital) sollte somit möglichst entfallen oder sich zumindest stark reduzieren. Zusätzlich muss es möglich sein, den Herstellungsfortschritt eines Auftrages im System nachzuvollziehen. Ebenfalls muss eine technikerbezogene Leistungseingabe mit Technikernummern nebst Eingabe-Optionen für „Split-Leistungen“ enthalten sein, für den Fall, dass mehrere Mitarbeiter an einer Leistungsposition mitgewirkt haben.

Diese „Split-Leistungen“ müssen zudem prozentual zuzuordnen sein (Abb. 1). Eine auftragsspezifische Terminkoordinierung ist selbstverständlich, sollte aber schnell und einfach umsetzbar sein. Wünschenswert sind in diesem Zusammenhang individuell einstellbare Terminketten, die auch entsprechend benannt werden können.

  • Abb. 1: Split-Leistungen.
  • Abb. 1: Split-Leistungen.
    © Sander

Filterfunktionen im System sind mittlerweile notwendiger denn je. Schon durch die EU-Verordnung 2017/745 (MDR) ist es unabdingbar, mittels Chargennummern nach Materialien und im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung nach Leistungen zu suchen.

Checkliste: Laborsoftware
  • Lassen sich Kostenvoranschläge erstellen und werden sie grafisch unterstützt?
  • Gibt es digitale Schnittstellen zu den Praxisprogrammen?
  • Können aus den Kostenvoranschlägen auf einfache Weise Auftragszettel, Technikzettel und Rechnungen erzeugt werden?
  • Ist eine Auftragserfassung möglich?
  • Ist eine Auftragsverfolgung notwendig und/oder möglich?
  • Beinhaltet das Programm eine Materialverwaltung?
  • Werden die Voraussetzungen eines Qualitätsmanagements erfüllt?
  • Werden Vorgaben der MDR erfüllt?
  • Lassen sich Aufgaben mittels eines Aufgabenmanagements erstellen?
  • Ist eine Zeiterfassung möglich?
  • Lassen sich die Leistungen für jeden Techniker individuell erfassen?
  • Ist eine Leistungserfassung mit einem „Techniker-Splitting“ möglich?
  • Können Leistungen über mehrere Terminals eingegeben und gesichtet werden?
  • Ist eine Bedienung über mobile Endgeräte möglich?
  • Werden bei der Planung bestehende Abrechnungsvorschriften wie etwa „Regelversorgung / gleichartige Versorgung / andersartige Versorgung“ beachtet?
  • Lassen sich via Split-Screen-Funktion mehrere Monitore ansteuern?
  • Können Zugangsrechte zu einzelnen Programmbereichen individuell vergeben werden?
  • Können Dokumente über eine externe Kamera oder ein mobiles Endgerät auftragsindividuell in das System eingespeist werden?

Statistiken

Eine Abrechnungssoftware muss dem Unternehmer eine größtmögliche Auswahl an Statistiken bieten. Neben einer reinen Umsatzstatistik muss auch eine Eingrenzung einzelner Parameter möglich sein (z.B. „Welcher Leistungsbereich [BEB 0001–0999] wurde in einem bestimmten Zeitraum erbracht – inkl. Menge und Summe?“).

Das Dokumentieren von erbrachten, aber nicht abgerechneten Leistungen wie Service, Kulanz usw. muss ebenfalls von einer Umsatzstatistik ausgegeben werden. Dies ist schon aus dem Grund sinnvoll, um Zeitaufwände mit Umsätzen abzugleichen.

Eine individuelle Preiskalkulationsfunktion unter Berücksichtigung der individuellen Unternehmensdaten wäre zudem sinnvoll. Hier sollte eine „Warnfunktion“ gegeben sein, die anschlägt, sobald ein erzeugter Preis nicht kostendeckend kalkuliert ist.

Eine weitere wichtige Funktion ist die Ausgabe der Kundenumsätze. Ein „Kunden-Infocenter“ sollte einen Überblick und eine Gesamtübersicht für jeden einzelnen Kunden, den Umsatzverlauf im Vergleich zum Vorjahr sowie anstehende Aufträge, andere Termine und gegebenenfalls offene Posten liefern. Auch hier wäre eine individuell aktivierbare „Warnfunktion“ für offene Posten wünschenswert sowie eine „Offene-Posten“-Liste inklusive Mahnwesen.

In einem sinnvollen Warenwirtschaftssystem – im Gegensatz zu einer reinen Bestandsliste – sollte man Zu- und Abgänge der einzelnen Materialien verbuchen können. Es sollte möglich sein, Mindestbestandswerte einzugeben und automatisch Bestellvorschlagslisten aller Materialien, die den Mindestbestand unterschritten haben, zu erhalten. Bestenfalls kann man sogar die Bestellung online zu den einzelnen Lieferanten oder Herstellern weiterleiten.

Das Einbuchen von Materialien muss heutzutage über Barcodescanner oder per App über ein Handy möglich sein. Hierbei sollten aber die Materialien nicht einzeln, sondern über die Lieferscheine komplett mit den UDI-Daten in das System aufgenommen werden. Idealerweise enthält die Software überdies eine Erinnerungsfunktion an bald ablaufende Haltbarkeitsdaten von Materialien.

Zusätzlich zu diesen betriebswirtschaftlichen Statistiken muss der Anwender in der Lage sein, ältere Aufträge MDR-konform zu filtern und aufzulisten. Hierzu sind selbstverständlich die entsprechenden Angaben in der Auftragserstellung notwendig, auf die das Programm später zugreifen kann.

MDR (EU2017/745)

Einige Abrechnungsprogramme bieten mittlerweile eine Chargenrückverfolgung und eine entsprechende Chargendokumentation an. Diese Punkte stellen aber nur einen sehr geringen Teil der gesamten MDR dar. Es wäre daher wünschenswert, dass die Abrechnungsprogramme auch alle anderen Punkte der MDR beinhalten, um verschiedene Dokumentvorlagen mitliefern zu können.

Zu den wichtigsten zählen in diesem Zusammenhang:

  • Organigramm des Betriebes
  • Bestellung einer für die Einhaltung der Regulierungspflichten verantwortlichen Person nach Artikel 15 MDR
  • Informationen zu den Konformitätserklärungen
  • Informationen zu den Produkten des Labors
  • Informationen zu den Produktgruppen
  • Informationen zu Betriebsstätten
  • Informationen zum Risikomanagementbericht
  • Risikomanagementbericht
  • Übersicht zum grundsätzlichen Verfahren bei der im Labor eingesetzten Risikoanalyse
  • Verfahrensanweisungen
  • Auflistung der Zulieferunternehmen
  • Erstellung von Risikoanalysen
  • Erstellung von Risikomanagementplänen

Im Zuge der Änderung der gesetzlichen Vorgaben durch die MDR (Medical Device Regulation [EU2017/745]) sollte diese auch über eine Abrechnungssoftware vollumfänglich umsetzbar sein. Eine einfache Chargendokumentation ist hier nicht ausreichend.

Ebenso sollte das System den „Plan zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen“ erfüllen. Das bedeutet, dass die Abrechnungssoftware automatisiert Listen generiert zur Informationsbeschaffung im Hinblick auf Sonderanfertigungen.

Schnittstellen

Heutzutage wendet man im Betrieb diverse Systeme an. Ganz gleich ob Tablets, Kameras, Handys, Praxisprogramme, Scanner (intra- oder extraoral) oder Zeiterfassungssysteme – fast alle haben eine Gemeinsamkeit: Sie erzeugen mitarbeiter- oder auftrags-bezogene Daten.

Daher kommt es auf ein effizientes Einspielen der Daten an. Denn das „Kopieren und Sichern auf dem Server“ sollte der Vergangenheit angehören.

Selbstverständlich ist dies nur möglich, wenn das System die entsprechenden Schnittstellen enthält. Auch eine Vernetzung von CAD/CAM-Systemen mit den relevanten Designprogrammen und die Datenübermittlung über die Abrechnungssoftware ist aufgrund des fortschreitenden technischen Wandels der Herstellungsmethoden von Zahnersatz ein nicht zu unterschätzender Faktor. Der Vorteil liegt hier in einer auftragsspezifischen Dokumentation, die eine sehr gute Transparenz ermöglicht.

CRM

Je nach Betriebsgröße kann ein CRM-System Sinn ergeben. Kunden (oder ehemalige Kunden) könnten nicht nur nach Status (wie z.B. aktueller oder ehemaliger Kunde) und Eigenschaften katalogisiert, sondern über eine hinterlegte Serienbrieffunktion zielgerichtet zu bestimmten Themen angeschrieben werden.

Hier schließt sich der Kreis zu den Statistikfunktionen, da Kunden in einer Gesamtübersicht vergleichbar werden. Zudem sollte es möglich sein (EU-DSVGO-konform) mit Kunden oder Interessenten zu kommunizieren.

Chats und/oder Online-Meetings wären am Puls der Zeit. Bebilderte Kostenvoranschläge gibt es schon lange – warum nicht auch eine Video-Kommunikation in Echtzeit? Dies soll nicht zu einer anonymisierten Kommunikation führen, sondern zu einer effizienten.

Fazit

Selbstverständlich gibt es keine Software, die es allen recht macht, aber eine moderne Abrechnungssoftware sollte mehr als reine Datenerfassung bieten. Intuitive Bedienmöglichkeiten, die ein effizientes Arbeiten befördern, sind unverzichtbar. Gerade in Zeiten des Personalmangels muss auch die Verwaltung effizient aufgestellt sein.

Eine Stornorechnung auszudrucken und mit dem nächsten Fahrer in die Praxis zu senden, erscheint nicht unbedingt zeitgemäß. Wie wäre es, wenn sich die Praxis die neue Rechnung einfach aus dem „Online-Container“ holen könnte? Wie wäre es, wenn die Praxis gleichzeitig Zugriff auf alle bisher geschriebenen Rechnungen des Dentallabors hätte?

Wie wäre es, wenn wir nur einen einzigen Speicherort für alle Daten hätten? Sehen wir gespannt der Zukunft und weiteren Entwicklung entgegen.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Zahntechnikermeister Stefan Sander