Abrechnung

Der Countdown läuft, doch viele Fragen sind noch offen

Nutzen Sie die Pflicht des ZA zum elektronischen Datenaustausch mit der KZV

30.11.2011

Bildquelle: Rainer Sturm/pixelio.de
Bildquelle: Rainer Sturm/pixelio.de

Ab Januar 2012 müssen Zahnärzte ihre „Kassenabrechnungen“ elektronisch den KZVen übermitteln – inklusive der Laborkosten. Dentallabore sind zwar nicht verpflichtet, die Zahnärzte dabei mit elektronischen Rechnungen zu unterstützen, sollten das aber als Kundenservice unbedingt in Erwägung ziehen. Was die elektronische Zahnarztabrechnung ganz konkret für Dentallabore bedeutet, lesen Sie hier.

Die Abrechnungsdaten sämtlicher Leistungsbereiche (KCH, KFO, PAR, KG/KB und ZE) müssen zukünftig auf elektronischem Wege übermittelt werden.

Ein Bestandteil der zahnärztlichen Honorarabrechnung sind aber auch die Material- und Laborkosten der ausführenden Dentallabore. Somit sind auch die BEL-Positionen mit ergänzenden Informationen maschinenlesbar an die Krankenkassen zu übertragen.
Das zahntechnische Labor liefert heute dem Zahnarzt die Einzelrechnung zumeist aber in gedruckter Form. Eine manuelle Nacherfassung der Laborrechnung wäre nötig, was den Zahnarztpraxen einen höheren Zeit- und Personalaufwand beschert und eine enorme Fehlerquelle beim Übertragen der Rechnungsdaten darstellt.
An dieser Stelle können die Labore mit einer besonderen Serviceleistung punkten, indem Sie die betreffenden Rechnungsdaten bereits in digitaler Form zur Verfügung stellen. Die Labore sollten hierbei aber wissen, dass es für Sie keine gesetzliche Verpflichtung dazu gibt. Für den Fall, dass findige Laborbetreiber hier aber Ihren klaren Wettbewerbsvorteil erkennen und die Zahnarztpraxen (Ihre Kunden) bei der digitalisierten Datenübermittlung unterstützen möchten, hat sich die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) und der Verband Deutscher Zahntechniker-Innungen (VDZI) für die Übermittlung der zahntechnischen Rechnungsdaten im XML-Format, zusätzlich zur gedruckten Rechnung, verständigt.

Soweit die Theorie, aber was bedeutet dies in der Praxis?

Zunächst einmal ist für Zahnärzte und Dental-Labore wissenswert, dass nicht automatisch alle Abrechnungen papierlos mit den Krankenkassen abgerechnet und digital übermittelt werden müssen. Es sind zahnärztliche Abrechnungen aus der vertragszahnärztlichen Tätigkeit für gesetzlich Krankenversicherte bzw. zahntechnische Leistungen im Rahmen der vertragszahnärztlichen Versorgung betroffen.

Mit anderen Worten betrifft es auf Seiten der Zahnärzte alle Abrechnungen der Regelversorgung, Härtefälle und die gleichartige Versorgung. Andersartige Versorgung wird direkt mit dem Patienten abgerechnet. Es sei denn, es handelt sich um einen Mischfall.

Von einem Mischfall spricht man, wenn bei einer abzurechnenden Gesamtversorgung zahnärztliche Honoraranteile aus Bema und GOZ zusammenfallen. Hier gilt es, die Summe der GOZ-Leistungen aus AV und die Summe der Bema- und/oder GOZ-Leistungen der Regelversorgung und/oder gleichartigen Versorgung gegenüber zu stellen, um dann die Honoraranteile aus RV/GV und AV voraus zu berechnen. Wenn mehr als die Hälfte des so vorausberechneten zahnärztlichen Honorars auf RV/GV entfällt, spricht man von einem Mischfall ohne „D“ und die Abrechnung des Heil- und Kostenplans muss mit der Krankenkasse abgerechnet werden – und zwar in digitaler Form.

Welche Sofortmaßnahmen muss ich als Zahnarzt oder Dentallabor ergreifen?

Um den neuen Abrechnungsmodalitäten gerecht zu werden ist nicht nur das Praxis- oder Laborabrechnungsteam auf die neue Abrechnungsform entsprechend zu schulen, vielmehr sind oft auch gravierende EDV-technische Anpassungen in den Zahnarztpraxen und Laboren notwendig. Da stellen sich plötzlich Fragen nach dem Programmstand der eigenen Abrechnungssoftware, eventuell müssen kostenintensive Programm-Updates nachinstalliert werden, nach der Internetfähigkeit der eignen EDV-Anlage, ein geeignetes Virenschutzprogramm muss ausgewählt werden, das alle vertraulichen Kundendaten schützt, vielleicht wird nun auch eine eigene E-Mailadresse benötigt und nicht zuletzt, welche Kosten kommen auf mich als Zahnarzt oder Laborinhaber zu.

Fragen über Fragen. All dies gilt es im Vorfeld zu klären, zu recherchieren und zu entscheiden – und dies alles neben dem eigentlichen Tagesgeschäft.
Sehr verständlich, dass sich Zahnärzte und Laborbetreiber zunehmend allein gelassen fühlen. Aber auf alle Fragen gibt es Antworten und jede Veränderung bringt auch Vorteile mit sich.

Sehr empfehlenswert ist, wenn sich Dentallabore mit Ihren Kunden, den Zahnarztpraxen bereits im Vorfeld über die zukünftige Vorgehensweise austauschen. Wie wäre es z.B. wenn Sie eine Informationsveranstaltung zu diesem Thema in Ihrem Dentallabor abhalten und Ihre Kunden dazu einladen?

Als weitere Sofortmaßnahme sollten sich sowohl Zahnarztpraxen, als auch Dental-Labore mit Ihren jeweiligen Abrechnungs-Software-Betreibern in Verbindung setzen und Ihre jeweilige Praxis- bzw. Laborsoftware auf den aktuellen Stand bringen zu lassen. Dies bedeutet insbesondere, dass erforderliche Programm-Updates erfolgen müssen. Dies kann, je nach Programmstand der Software recht kostenintensiv sein.
Besitzen Sie hingegen einen Softwarepflegevertrag – umso besser. Dann werden Sie automatisch das benötigte XML-Modul mit dem nächsten Update erhalten.
Aber Vorsicht, mancher Hersteller von Laborsoftware werden Programm-Module anbieten, die über die Mindestanforderungen der zu übertragenden Datensätze hinausgehen. Hier sollten Sie als Laborbetreiber ganz genau wissen, welche Daten in der Software zusätzlich enthalten sein müssen, um entscheiden zu können, inwieweit zusätzliche Programmfunktionen für Ihren Betriebsablauf erforderlich sind.

Anmerkung der Redaktion:   
Der VDZI hat uns zu den Ausführungen von Frau Luther zwei Kommentierungen bzw. Ergänzungen zugestellt, die wir Ihnen nicht vorenthalten möchten. Die Stellungnahmen sind im Text integriert, farbig unterlegt und beziehen sich auf den vorausgegangenen Absatz.

Der VDZI hat gegenüber den Herstellern von Laborsoftware seit Beginn der Arbeiten am elektronischen Datenaustausch den dringenden Wunsch geäußert, ihre Programme im Rahmen der regulären Softwareupdates für die Mindestanforderungen des Datenaustausches zu befähigen, ohne dass den Laboren daraus zusätzliche Kosten entstehen. Dieser Bitte sind die Hersteller erfreulicherweise in aller Regel auch nachgekommen. Das gilt übrigens sogar für Anbieter, die die Arbeit an ihren Programmen bereits vor längerer Zeit eingestellt hatten. Die weit überwiegende Zahl von Laboren konnte deshalb auf eine aufwendige Nachrüstung ihrer EDV-Systeme verzichten.

Labore, die sich früher einmal dazu entschieden haben, auf die Aktualisierung ihrer Software zu verzichten, sollten dagegen jetzt ihr Vorgehen genau planen. Für sie kann ein Wechsel der Software, gegebenenfalls einschließlich der Erneuerung der verwendeten Hardware, durchaus sinnvoll sein. In einem solchen Fall sollte das Labor allerdings genau klären, was mit dem Wechsel erreicht werden soll: Soll der bisherige Abrechnungsprozess nur durch die Fähigkeit zum Datenaustausch ergänzt werden? Dann kann auf die Standardlösungen aller Hersteller zurückgegriffen werden. Soll die Gelegenheit genutzt werden, die gesamte Auftragsabwicklung oder zumindest wesentliche Teile zu automatisieren? Dann ist gezielt nach Experten für die Zusatzfunktionen zu suchen. Erst wenn das geeignete Programm gefunden ist, sollte die Hardware entsprechend den Anforderungen des Programmherstellers aktualisiert werden.

 

 


Welche Daten werden übermittelt?
Zu den Daten, die vom Labor an die Praxen übermittelt werden müssen gehören:

  • der Herstellungsort
  • der Vertragsbereich
  • die Labor-Identifikationsnummer

Der Herstellungsort muss in Deutschland mit einem der Stadt vorangestellten „D“ für Deutschland gekennzeichnet sein. Der Vertragsbereich gibt das Bundesland an, indem das Dental-Labor seinen Sitz hat. Die Labor-ID ist eine faktische Nummer, die landesweit einheitlich aufgebaut ist. Diese Labor-ID wird von den jeweiligen Zahntechniker-Innungen festgelegt und Mitgliedsbetrieben automatisch und gebührenfrei mitgeteilt. Damit die Abrechnungsdaten vom Labor später entsprechend in den Zahnarztpraxen zugeordnet werden können, hat die Zahnarztpraxis im Vorfeld auch Daten an das Labor zu übermitteln. Diese sind:

  • die Auftragsnummer
  • die Versorgungsart
  • den Abrechnungszeitpunkt

Die Auftragsnummer wird von der Zahnarzt-Software generiert und ist bundesweit einheitlich aufgebaut. Diese Auftragsnummer muss später auf der Laborrechnung wieder zu finden sein, um die korrekte Zuordnung zu gewährleisten.

Damit das Labor weiß, welche Abrechnungen es als Serviceleistung digitalisiert zur Verfügung stellen sollte, muss die Zahnarztpraxis bereits bei der Auftragsvergabe die Versorgungsart klar stellen. Auch der Abrechnungszeitpunkt ist wichtig. Um etwaige Vergütungsansprüche von Zahnarztpraxis und Dentallabor nicht zu gefährden ist es ratsam, die Leistungsinhalte bereits bei der Auftragsvergabe gemeinsam abzustimmen.

Die Zahnarztpraxis erhält die wesentlichen Bestandteile der Papierrechnung jetzt auch in elektronischer Form. Der genaue Aufbau des Datensatzes ist auf der Internetseite des VDZI, www.vdzi.de, in einem aktuellen Artikel beschrieben. Voraussetzung für die Erstellung des Datensatzes ist die Auftragsnummer, die das Labor mit jedem gegenüber der KZV abzurechnenden Auftrag von der Zahnarztpraxis erhält. Sie darf nicht verändert werden, da sie für die Zuordnung der Labordaten zum Behandlungsfall benötigt wird. In der Regel sind die Auftragsnummern nach einem einheitlichen Schema aufgebaut, deshalb kann ihre Eingabe in die Laborsoftware weitgehend automatisiert werden. Es gilt die Regel „Kein Datensatz ohne Auftragsnummer“.

Die Abrechnung von Leistungen für Privatpatienten ist nicht Bestandteil des elektronischen Datenaustausches. Hierfür werden deshalb grundsätzlich keine Datensätze erzeugt. Sofern für GKV-Patienten nicht nur Regelleistungen erbracht und abgerechnet werden (etwa bei gleich- und andersartigen Versorgungen), hat der VDZI die Softwarehersteller ermutigt, in ihren Programmen die Option vorzusehen, alle Nicht-BEL-Leistungen in einer Gesamtsumme für „Auftragsbezogene Mehrleistungen“ zusammenzufassen. Alternativ kann in diesen Programmen die Einzelaufstellung dieser Leistungen im Datensatz aktiviert werden. Damit wird der Grundsatz der Datenknappheit und –sicherheit im Datenaustausch umgesetzt.


Die Autorin dieses Beitrags, Manuela Luther, ist auch Referentin der Spitta Akademie. Diese bietet Ihnen zur zahntechnischen Abrechnung vertiefende Seminare an.
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