Whistleblower im Dentallabor

„Unternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten müssen die Umsetzung bis zum 17. Dezember 2023 durchführen,“ erläutert Dipl.-Betriebswirt Hans-Gerd Hebinck, „so sieht es das Gesetz vor.“ Gezählt wird nach Köpfen. Aushilfen und Azubis zählen also hier auch mit.

Jedes Dentallabor und auch Unternehmen aus der Dentalindustrie und dem Dentalhandel müssen eine Meldestelle einrichten, wenn die Mitarbeiterzahl erfüllt wird. Dentallabore mit weniger als 50 Mitarbeitern haben die Möglichkeit der freiwilligen Einrichtung eines eigenen Meldesystems. Dipl.-Betriebswirt und Branchenexperte Hans-Gerd Hebinck: „Das kann auch sinnvoll sein. Weil die Mitarbeiter/-innen dieser Organisationen auch Meldungen abgeben können. Bei Nichtvorhandensein eines internen Meldesystems wenden sie sich dann an die externe Meldestelle beim Bundesjustizministerium.“

Was ist zu tun und welche Lösungen gibt es?

Das Wichtigste zuerst: Es muss ein Meldesystem eingerichtet werden. Dafür wird allen Hinweisgebern ein Meldekanal rund um die Uhr zur Verfügung gestellt. Folgende Lösungen zur Einrichtung eines Meldekanals bestehen: 

1. Lösung über die eigene Webseite über eine neue Unterseite „Hinweisgeber“. Das ist im Prinzip eine ähnliche Rubrik wie das Impressum oder die Seite Datenschutz. Für die Umsetzung eignen sich selbst programmierte Online-Formulare, E-Mail-Lösungen oder die Einbindung von Code-Schnipseln von professionellen Software-as-Service-Tools. Diese Lösung wird die große Mehrzahl der betroffenen Dentallabore wählen, weil die Umsetzung einfach ist und minimal Kosten entstehen. Informationen stehen u.a. auf dem von den Branchenspezialisten Diplom-Informatiker Karsten Schulz und Hans-Gerd Hebinck eingerichteten und auf die Belange von Zahnarztpraxen und Dentallaboren zugeschnittenen Meldeportal: https://hinweisgeber-meldeportal.dental
2. Outsourcing an einen externen Dienstleister mit IT-Meldeplattform und/oder Callcenter: Wird bei Dentallaboren eher selten genutzt werden, weil diese Vorgehensweise sehr kostenintensiv im Verhältnis zu den zu erwartenden Meldungen ist.
3. Briefkasten: Dieser müsste im Außenbereich zugänglich sein, damit auch Unternehmensexterne oder Mitarbeiter nach Feierabend oder während einer Krankheitsphase jederzeit Zugang zum Meldesystem haben. Wird vermutlich eher selten als Lösung gewählt werden, weil die räumlichen Möglichkeiten nicht vorhanden sind.
4. Anrufbeantwortersystem: Dafür wird eine eigene Rufnummer eingerichtet, die regelmäßig betreut wird. Denkbar ist diese Lösung, bisher planen jedoch kaum Unternehmen diesen Meldeweg. Diese Lösung eignet sich eher für große Unternehmen und Konzerne als zusätzliche Möglichkeit zum Online-Meldeweg.
5. Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle. Mehrere Unternehmen richten eine gemeinsame Meldestelle ein, z. B. Verbände, Einkaufsgemeinschaften, etc. Vorteil: Kosten sparen mit einer gleichzeitig fachlich und technisch guten Lösung, Nachteil: Geschäftsführungen möchten womöglich nicht, dass Meldungen über Rechtsverfehlungen „außer Haus“ gehen.

Wer kann Hinweise melden?

Drazen Zigic/freepik

Hinweisgeber (Whistleblower) eines Unternehmens können alle sein: Mitarbeiter/-innen (auch Azubis, Praktik- und Teilzeitkräfte), Geschäftspartner/-innen, Lieferantinnen und Lieferanten oder Dienstleister/-innen. Allerdings muss stets ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit bestehen. Eine rein private Informationserlangung fällt nicht unter den Whistleblower-Schutz.

Der Hinweisgeber kann auswählen zwischen der internen Meldestelle des Unternehmens und einer staatlich eingerichteten Meldestelle. Der Hinweisgeber soll (Empfehlung) aber zunächst die interne Meldestelle des Unternehmens bevorzugen.

Achtung: Unternehmen sind aber auch vor einem Missbrauch der Meldestelle geschützt: Wenn ein Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässigen Meldungen von unrichtiger Information und unwahren Behauptungen abgibt, so ist er zu Schadenersatz verpflichtet, der aufgrund der Falschmeldung eingetreten ist. 

Was kann gemeldet werden?

• Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht, z. B. Steuerrecht
• Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), z. B. Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz
• Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, z. B. Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.

Fazit

Bei Zahnarztpraxen und Dentallaboren werden voraussichtlich alleine schon auf Grund der Unternehmensgrößen, aber auch aufgrund der Branche, nur wenige Meldungen eingehen. Panik ist also nicht angesagt.

Nichts tun, ist auch keine gute Lösung. Warum? Jeder Melder (Hinweisgeber) kann sich selbstverständlich auch an die externe Meldestelle des Bundes (beim Justizministerium) wenden. Diese wird die Meldung immer bearbeiten und feststellen, dass die Einrichtung einer internen Meldestelle beim betroffenen Unternehmen versäumt wurde. Bußgelder sind dann sehr wahrscheinlich.

Wie hoch diese bei Unternehmen bis 250 Mitarbeitern sein werden, kann noch niemand seriös vorhersagen. Im Gesetz steht „Geldbuße von bis zu 20.000 Euro“. Dabei wird sich eine Aufsichtsbehörde mit hoher Wahrscheinlichkeit an der Art des Verstoßes und an der Größe des Unternehmens orientieren. „Lassen Sie sich daher nicht verunsichern,“ sagt Hans-Gerd Hebinck.

Die notwendigen organisatorischen und fachlichen to Do´s sind mit überschaubarem Aufwand und Kosten zu leisten. Dazu sind vorab einige Detailfragen zu klären, zum Beispiel im Hinblick auf die Einrichtung des Meldesystems, der Sicherstellung der Vertraulichkeit, die Mitarbeiterkommunikation und der Zuständigkeiten und zur Erlangung der notwendigen Fachkunde.

Hebinck.

Hans-Gerd Hebinck: „Mit einer auf Ihre Betriebsgröße zugeschnitten Beratung bekommen Sie schnell eine Übersicht über die notwendigen To-do’s, erhalten die notwendige Fachkunde und wertvolle Tipps für eine technisch gute Lösung für die Meldestelle, gesetzeskonforme und angemessene Umsetzung der Vorgaben.“

Weitere Informationen: datenschutz.dental

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