Laborführung

Was muss sie können?

Die Laborabrechnungssoftware

07.11.2014

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Bildnachweis: © Rainer Sturm/pixelio.de

Software ist die eine Sache, Laborabrechnung die andere – wie und dass beides zusammen passen kann, beweisen mittlerweile fast zwanzig Programme, die zusammen den Markt in Deutschland beherrschen. Man unterscheidet diesbezüglich zwischen reiner Abrechnungssoftware – dem manuellen Eintippen von Abrechnungsnummern für die Einzel-Rechnung an den Zahnarzt – und Verwaltungssoftware, die über ein komplettes Arbeitsverplanungsmodul verfügt und damit auch über die automatisierte Rechnung aus einer Jumbosteuerung heraus arbeitet. Die unterschiedlichen Programme sollten eines als erstes beherzigen: eine leichte Menüsteuerung, ein einfaches Handling und möglichst viel gespeichertes Know-how, wie wie zum Beispiel eine Steuerung der Rechnung über Leistungskomplexe oder Leistungsketten.

Die meisten Probleme – nicht nur bei Sofware – gibt es am „Herzen“: der Jumbosteuerung. Falsche Jumbos, fehlende Positionen und Eingaben machen eine korrekte Rechnung unmöglich. Angesichts so vieler marktgängiger Programme stellt sich die Frage: Was ist Pflicht heute, was ist wünschenswert und was ist „nette Spielerei“?

Die Pflicht

  1. Komplette BEL II- und BEB-Positionen mit Nummern und aktuelle BEL II-Preise
  2. Statistikdaten und Auswertungen für Kunden und Techniker
  3. Goldabrechnung
  4. Materialverwaltung
  5. Monatsaufstellung und Mahnwesen
  6. Netzwerkfähigkeit
  7. Archivierungssystem/Backup
  8. Kapazitätsplanung/Arbeitsverplanung
  9. Kostenvoranschlagsmodul
  10. Materialnachweise/Konformitätserklärungen/ MPG
  11. Techniker-Prämiensystem
  12. Stammdaten-Verwaltung komplett
  13. Laufzettel/Tageslisten/Fahrdienstlisten
  14. Laserdruck für eigenes Briefpapier mit Logo
  15. Software-Updates
  16. erreichbare (!) Hotline

Das Wünschenswerte

  1. Schnittstelle zur Datev-/Lexware-Software
  2. integrierte Textverarbeitung oder Schnittstelle für ein Textprogramm wie Word oder ähnliches ZT Uwe Koch D
  3. integriertes Handbuch
  4. Lohnbuchhaltung
  5. Windows-Oberfläche/Mac-Oberfläche
  6. graphisches Zahnschema
  7. günstiger Preis, maximal 2000 Euro
  8. Zahnpass/Patientenpass
  9. Kassenbuch
  10. Chefmodul/Chefauswertung mit Cashflow-Analyse

Der „schöne Luxus“

  1. Liste der fehlenden Zahnfarben der Arbeiten, die im Labor innerhalb der nächsten 48 Stunden gebrannt oder aufgestellt werden müssen – täglich neu
  2. Übergabe der Briefe an das E-Mail-Programm
  3. „Verliehen“-Liste/To-Do-Liste
  4. Touchscreen
  5. Inventurlisten/Warenwirtschaft

Software ist aber auch immer eine Philosophie- Entscheidung. Die meisten Anwender kennen Windows und arbeiten auch privat damit. Daher sollte – gleich in welcher Version – eine Software immer mausgesteuert unter Windows laufen, einfach aus bequemer Erfahrung und Effizienzgründen heraus.

Meine Tipps

Wichtig ist die tägliche Datensicherung! Eine Festplatte, die den Dienst quittiert hat, wird Sie äußerst unlieb an die versäumte Pflicht erinnern, regelmäßig zu sichern oder sichern zu lassen.

Pflegen Sie Ihre Jumbos, pflegen Sie Ihre Preise, erkennen Sie den Markt, ihr Umfeld und die Mitbewerber! Aber verstecken Sie sich nicht hinter Ihrer Software, sie ist nur Mittel zum Zweck. Der Chef sind Sie, nicht Ihr PC.

Auch dies ist ganz wichtig: Die beste Software nutzt nichts, wenn der Anwender sie nicht „artgerecht“ nutzt.

Und noch ein Tipp: Bilden Sie sich regelmäßig fort in Abrechnungsfragen! Erkennen Sie neue Abrechnungsmodalitäten und -änderungen, wie jetzt die neue BEB-Zahntechnik.

Schlussbemerkungen

Eine Software zur Laborführung sollte nicht auf eine Arbeitssteuerung verzichten. Nützlich ist die Erfassung, welcher Techniker wann welche Arbeit zu machen hat. Denn vorbei sind die Zeiten, in denen der Laborbesitzer die Arbeiten „auf Zuruf“ oder „nach Anzahl der vorhandenen Arbeitsschalen“ verteilt.

Das geht heute bei einigen Programmen bereits sehr professionell, etwa bei Datext, Hagen, mit minutengenauer Erfassung ebenso wie bei HydraWin von Rolf Herrmann, Hydra Dental, Düsseldorf, oder wenigstens abteilungsweise wie bei Software Service Stadermann, Hamburg, außerdem SL-Software, Nürnberg, oder MS Software Entwicklungs-GmbH, Neumünster. Dies sind nur einige Beispiele.

Eine alte Software mit alten Jumbos und alten Preisen sowie alten eingefahrenen Abrechnungspraktiken ist wie ein Paar alte Schuhe: ausgelatscht auf aufgelassenen Wegen – sicher nicht Ihr Weg, oder?

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Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Uwe Koch


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