Laborführung


Erfolg ist organisierbar!

01.11.2023

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Warum sind manche Dentallabore erfolgreicher als andere? Eine wichtige Rolle spielt hier die Organisation. Clevere Software, die dabei unterstützt, kann jedes Labor rentabler machen.

Die Welt der Zahntechnik wird immer komplexer. Neue Techniken müssen etabliert werden, Kundinnen und Kunden fordern individuelle Absprachen, qualifizierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu finden wird immer schwieriger, die Wettbewerbssituation verschärft sich zunehmend und die Verwaltungsanforderungen nehmen mehr und mehr Zeit in Anspruch. Dennoch scheinen manche Labore mit dieser Komplexität deutlich besser klarzukommen als andere.

Meist liegt der Unterschied in der Organisation. Geeignete Softwarelösungen können hier einen großen Unterschied bedeuten, wie im Folgenden anhand verschiedener Szenarien aufgezeigt wird.

Kostenvoranschlag

Wenn wir über erfolgreiche Dentallabore sprechen, dann geht es nicht zuletzt um den wirtschaftlichen Erfolg. Hier spielt nicht allein die Qualität der zahntechnischen Arbeiten eine Rolle, sondern auch Aspekte wie die Präzision der Rechnungstellung bzw. des vorangehenden Kostenvoranschlags.

Bei Standard-Arbeiten sind die meisten Labore dazu in der Lage, einen Kostenvoranschlag schnell und mit sehr geringem Aufwand in die Praxis zu schicken. Wenn aber eine neue, komplexe gleichartige oder andersartige Arbeit geplant ist, dann fällt es vielen bereits schwer, den richtigen Preis zu finden. Daher sollte eine Software Kalkulationsmöglichkeiten aufweisen, Planzeiten für eine Position vorsehen und über Kalkulationsparameter (Personalkosten, Gemeinkosten, Stundensatz usw.) einen Verkaufspreis-Vorschlag unterbreiten können.

Natürlich müssen die Kalkulationsparameter laufend geprüft und aktualisiert werden. Nur so basieren die Preise und Erlöse letztendlich auf rentablen betriebswirtschaftlichen Daten.

Kundebeziehung

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    © cookie_studio/freepik.com
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Kundenbeziehung bzw. Kundenbindung. Eine gute Kundenbeziehung entsteht erst einmal dadurch, dass die zahntechnischen Arbeiten zur Zufriedenheit der Kunden bzw. Kundinnen und deren Patientinnen und Patienten hergestellt werden, darüber hinaus wird verglichen. Denn meist beliefern mehrere Dentallabore eine Zahnarztpraxis.

Es werden also automatisch die Qualität der Arbeiten, die Preise, die Kommunikation, der Ablauf, die Zuverlässigkeit usw. verglichen. Damit alles passt und der Kunde ein zufriedener Kunde bleibt oder wird, muss unter Umständen gar nicht so viel Zeit investiert werden.

Eine clevere Software kann dabei Arbeit abnehmen. Denn damit eine Arbeit passt, sind viele Kriterien wichtig: die richtigen Mitarbeiter/-innen, die richtigen Materialien, die richtigen Geräte und Maschinen.

Im Herstellungsprozess ist es zudem relevant, dass die individuellen Anweisungen des Kunden oder der Kundin umgesetzt werden. Die Anweisungen werden z.B. auf dem Auftragszettel kommuniziert. Es gibt aber auch Anweisungen, die einmalig vom Kunden oder der Kundin direkt mitgeteilt wurden, z.B. Löffel immer mit Griff nach innen oder Approximalkontakte straff etc. In vielen Laboren sind diese Anweisungen in Ordnern abgeheftet und die Mitarbeiter/-innen schauen von Zeit zu Zeit in diese Ordner.

Schlecht wird es, wenn ein Techniker oder eine Technikerin sich nicht an die Kundenwünsche erinnern kann oder die Kunden verwechselt werden. In einer cleveren Software werden die Kundenwünsche einmalig erfasst und bei der Arbeit z.B. über einen Technikerzettel ausgegeben oder per Mitarbeiter-Terminal abgerufen.

Wichtig ist dabei auch, dass nur die für die jeweilige Arbeit relevanten Kundenwünsche sichtbar sind. So lässt sich auf einfache Weise effizient und kundenindividuell arbeiten.

Effektivität

Ein weiteres Qualitätsmerkmal ist auch, dass Rechnungen mit der Auslieferung der Arbeit fertig sind. Genauso muss eine XML-Datei der Praxis zügig zur Verfügung gestellt werden. Ein kleiner Trick kann dabei enorm helfen: Sofort, wenn die Arbeit ins Labor kommt, wird der Auftrag angelegt und die Rechnung schon vorgeschrieben.

Natürlich gibt es in der Zahntechnik immer wieder Änderungen. Aber diese Vorerfassung hat den Vorteil, dass bei der Rechnungsstellung kein Stress entsteht.

Außerdem kann der Auftragsbestand einfach abgerufen werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass so ein interner Technikerlaufzettel gedruckt werden kann, der speziell Informationen für diese Arbeit beinhaltet.

Und wer gerne digital denkt: Der Auftrag könnte dann digital über ein Techniker-Terminal weiter ergänzt oder korrigiert werden. Bestes Beispiel ist die Erfassung von Chargen. Eine clevere Software sollte die Möglichkeit bieten, dass Techniker/-innen Chargen selbst und direkt für einen Auftrag an einem Techniker-Terminal dokumentieren können.

Rechnungssummen sollten dabei nicht sichtbar sein. Im Idealfall dokumentieren die Techniker/-innen die Charge über einen Barcode-Leser und scannen die Barcodes der Hersteller ab. Die Software liest die Charge aus und mit ganz geringem Aufwand ist die gesetzliche Anforderung erledigt.

Zuverlässigkeit

Auch die schönste Arbeit sorgt für schlechte Stimmung, wenn das Labor die Arbeit unpünktlich ausgeliefert hat. Wenn hingegen alles nach Plan läuft, sind alle happy. Um das zu erreichen, muss bei der Auftragserfassung auch der Termin aus der Zahnarztpraxis festgehalten werden.

Folglich sollte in der Software abrufbar sein, welche Arbeiten zu welchem Datum ausgeliefert werden müssen. Damit nicht erst am Ende festgestellt wird, ob eine Arbeit pünktlich fertig wird, sollten auch zwischendurch interne Termine festlegbar sein: Wann muss das Gerüst fertig sein? Wann die Aufstellung?

Und auch diese Termine müssen transparent sein und ständig überwacht werden können. So lässt sich schon früh feststellen, ob am Ende genug Zeit bleibt oder ob der Verblendtechniker keine Zeit mehr für eine filigrane Gestaltung hat. Genau diese internen Termine sollten kommuniziert oder über die Software angezeigt werden.

Durch interne Terminierung erreichen Sie außerdem, dass Ihre Techniker/-innen eine vorgegebene, realistische Produktionszeit für eine Arbeit haben und diese in Ruhe erledigen können. Das ist nicht zuletzt auch dem Arbeitsklima und der Mitarbeiterzufriedenheit zuträglich.

Schnittstellen

Die Verwaltungsaufgaben im Dentallabor nehmen ständig zu. Umso wichtiger ist es, dass die Tätigkeiten effizient und schnell durchgeführt werden können. Dazu gehört auch, dass keine Daten doppelt erfasst werden müssen.

Es kann nicht sein, dass Mitarbeiter/-innen für die Abrechnung und separat für die Zeiterfassung gepflegt werden müssen oder dass ein Material für die Warenwirtschaft und die Abrechnung angelegt werden muss. Eine vorteilhafte Software sollte entweder diese Möglichkeiten beinhalten oder über Schnittstellen verfügen.

Wenn verschiedene Systeme benutzt werden, dann bieten Schnittstellen die Möglichkeit, Daten auszutauschen. Ganz selbstverständlich sollte eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware sein.

Eine Schnittstelle zur CAD/CAM-Software nimmt viel Arbeit ab. In einer Software sollten daher möglichst viele Schnittstellen zu verschiedenen Systemen vorhanden sein. Nicht zuletzt sorgen sie für deren Zukunftsfähigkeit.

Fazit

Sind all diese Aspekte in Ihrem Labor gut organisiert, werden sich Ihre Kunden und Kundinnen nicht bei Ihnen bedanken. Sie erhalten dafür auch keine Blumen.

Aber die Praxis wird merken, dass die Zusammenarbeit mit dem Labor einfach besser funktioniert. Und dies wird die Praxis danken – mit mehr und mit den richtigen Arbeiten. Und das macht Sie dann zu einem erfolgreicheren Dentallabor.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Clemens Winter


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