Steuerliche Abzugsfähigkeit beruflich veranlasster Reisekosten: Worauf muss ich als Dentallaborinhaber achten?

Die Kosten für private Reisen bzw. für den Teil einer Reise, der der privaten Lebensführung zuzurechnen ist, sind nicht steuerlich absetzbar. Der Nachweis, dass eine Reise ausschließlich oder überwiegend beruflichen Zwecken diente, ist deshalb sehr wichtig. Für reine Geschäftsreisen ist das in aller Regel problemlos möglich. Für Informationsreisen zu Fachtagungen gibt es hingegen häufig Schwierigkeiten, insbesondere was die klare Trennung von Berufs- und Privatinteressen betrifft, die bei Inhabern eines Dentallabors nicht immer zweifelsfrei möglich ist. Wie sieht die derzeit geltende Reisekostenregelung aus?

Durch die höchstrichterliche Rechtsprechung wurde eine Reihe von Kriterien entwickelt, die der Finanzverwaltung eine Trennung zwischen beruflicher und privater Veranlassung einer Reise bzw. von Teilen einer Reise erleichtern sollen. Als entscheidende Kriterien für die berufliche Veranlassung von Informationsreisen zu Fachtagungen gelten:

• Berufsbezogene Programmgestaltung: Das Tagungsprogramm muss auf die speziellen beruflichen Belange der Tagungsteilnehmer abgestellt sein.
• Straffe zeitliche Programmgestaltung: Überflüssige Ruhetage sind zu vermeiden. Das bedeutet aber nicht, dass im Programm enthaltene Entspannungsphasen zur Erhaltung der Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer, wie mehrstündige Ruhepausen und vortragsfreie Wochenenden, dem entgegenstehen.
• Gleichartigkeit des Teilnehmerkreises: Der Teilnehmerkreis muss sich aus Angehörigen der gleichen Berufsgruppe zusammensetzen.
• Nachweis der Teilnahme an den Veranstaltungen: Der Zahlungsnachweis allein genügt normalerweise nicht. Hinzukommen muss eine Bescheinigung der Tagungsleitung über die Anwesenheit bei den Fachveranstaltungen. Auch inhaltliche Aufzeichnungen über die einzelnen Veranstaltungen kommen als Nachweis der Teilnahme in Betracht.

Gegen eine berufliche Veranlassung von Reisen zu Fachtagungen sprechen folgende Indizien:

• Häufiger Ortswechsel, der nicht aus sachlichen Gründen geboten ist
• Veranstaltung durch ein allgemeines Reiseunternehmen
• Besichtigung beliebter Touristenziele
• Verlegung des Programms in eine Zeit mit vielen Wochenenden und Feiertagen
• Benutzung eines erholsamen und zeitaufwendigen Beförderungsmittels zum Tagungsort
• Vorangehende oder nachfolgende Urlaubsreise am Tagungsort
• Mitnahme des Ehepartners, soweit das nicht aus beruflichen Gründen notwendig ist
• Unangemessenheit der Kosten im Verhältnis zum Einkommen

Das Finanzamt prüft die Anerkennung der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Reisekosten anhand dieser vom Bundesfinanzhof in laufender Rechtsprechung entwickelten Kriterien. Die Maßstäbe werden dabei umso höher angelegt, je kostenträchtiger eine Reise ist. So werden zum Beispiel an eine Auslandsreise bei der Prüfung der beruflichen Veranlassung höhere Anforderungen gestellt als an eine Inlandsreise.

Ergibt die Prüfung, dass eine Reise des Inhabers eines Dentallabors auch aus privaten Gründen unternommen wurde und sind diese nicht nur von ganz untergeordneter Bedeutung, dann wird eine Trennung der Kosten in einen nicht steuerlich berücksichtigungsfähigen privaten Teil und in einen steuerlich berücksichtigungsfähigen beruflichen Teil vorgenommen. Allerdings wird dann der berufliche Teil oft sehr eng ausgelegt und die besonders ins Gewicht fallenden Kostenanteile, wie Fahrtkosten, die z. B. bei Auslandsreisen sehr zu Buche schlagen, werden dem privaten Anteil zugerechnet. Es empfiehlt sich deshalb immer, einen möglichst überzeugenden Nachweis über die ausschließliche oder überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise zu führen. Komplett steuerlich abzugsfähig sind die Reisekosten, wenn der private Anteil der Reise nur eine untergeordnete Rolle spielt. Davon wird ausgegangen, wenn er unter 10 % liegt.

Welche Kosten können geltend gemacht werden?

Erkennt das Finanzamt die ausschließliche oder überwiegend berufliche Veranlassung einer Reise an, kann der Inhaber eines Dentallabors – wie sein Arbeitnehmer, wenn er diese nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommt – folgende auch für ihn maßgebenden im Einkommensteuergesetz und in den Lohnsteuerrichtlinien aufgelisteten Kosten gegenüber dem Finanzamt steuermindernd geltend machen (R 9.4 bis R 9.8 LStR; § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG i.V.m. § 9 Abs. 4a EStG):

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten können in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen abgezogen werden, und zwar unabhängig davon, ob die Reise im Inland oder Ausland stattfand. Sie sind sehr einfach durch Vorlage der Fahrkarten, Quittungen von Reisebüros oder Tankstellen, Fahrtenbücher oder Ähnliches nachzuweisen.

Bei Benutzung eines privaten Pkw können die Fahrtkosten stattdessen aber auch ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrages von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Die pauschalen Kilometersätze werden vom Bundesfinanzministerium im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder im Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgesetzt (R 9.5 Abs. 1 Satz 5 LStR). Dort heißt es wörtlich: „Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke“ (§ 5 Abs. 2 BRKG). Diese kann der Arbeitnehmer steuerlich absetzen, wenn er sein Privatfahrzeug benutzt und der Arbeitgeber keine Fahrtkosten erstattet. Die gleiche Pauschalregelung kann auch der Inhaber eines Dentallabors nutzen, wenn er mit seinem nicht zum Betriebsvermögen gehörenden Privatwagen berufsbezogene Reisen unternimmt (R 4.12 Abs. 2 EStR).

Benutzen der Dentallaborinhaber oder seine Arbeitnehmer dagegen einen Betriebs-Pkw, werden die Fahrtkosten in der steuerlichen Gesamtrechnung nach der Gesamtkosten- oder Listenpreismethode für das betreffende Fahrzeug mitberücksichtigt; dann können Reisefahrtkosten natürlich nicht nochmals steuerlich geltend gemacht werden.

2. Übernachtungskosten

Bei der steuerlichen Anerkennung von Übernachtungskosten wird nicht zwischen Inlands- und Auslandsreisen unterschieden. Übernachtungskosten können nur in nachgewiesener Höhe abgezogen werden. Pauschbeträge gibt es nicht. Das schließt jedoch nicht aus, dass die Höhe der Übernachtungskosten geschätzt werden kann, wenn ihre Entstehung unbestritten ist. Im Falle der Übernachtung bei Bekannten oder Verwandten aber lässt das Finanzamt keinen Steuerabzug zu. Wird auf der Rechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten wie folgt zu kürzen:

• für Frühstück um 20 %
• für Mittag- und Abendessen jeweils um 40 %

des für den Ort der Unterkunft maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR; § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Das gilt auch für Auslandsreisen.

3. Mehraufwendungen für Verpflegung

Bei Inlandsreisen gibt es nicht die Möglichkeit, durch Einzelnachweis die tatsächlichen Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich abzusetzen. Seit 01. Januar 2020 sind folgende Pauschbeträge maßgebend (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):

• bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
• bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
• bei mehrtägigen Reisen am An- und Abreisetag: 14 Euro

Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen setzt der Bundesfinanzminister alle 1–2 Jahre – analog zu den Übernachtungskosten – unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegeld) fest (R 9.6 Abs. 3 Satz 1 LStR).

Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, kann der Inhaber eines Dentallabors bis zu 100 % der maßgebenden Pauschbeträge mit 25 % pauschal lohnversteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG; 25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Will der Inhaber des Dentallabors von der Lohnsteuerpauschalierung Gebrauch machen, ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Verpflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag

• von 8 Stunden 28 Euro erstattet werden dürfen, wovon 14 Euro pauschal zu versteuern sind,
• von 24 Stunden 56 Euro erstattet werden dürfen, wovon 28 Euro pauschal zu versteuern sind,
• am An- und Abreisetag 28 Euro erstattet werden dürfen, wovon 14 Euro pauschal zu versteuern sind.

Die erhöhten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen um 100 % gelten nur für Erstattungen des Dentallaborinhabers an seine Arbeitnehmer, also nicht für ihn selbst. Arbeitgebererstattungen, die über den Erhöhungsbeträgen liegen, sind beim Arbeitnehmer individuell zu versteuern und unterliegen – im Gegensatz zu den pauschal zu versteuernden Beträgen – der Sozialversicherungspflicht. Hinsichtlich der die Lohnsteuer-Pauschalierungsmöglichkeit übersteigenden Beträge besteht außerdem die Möglichkeit, diese Beträge als sonstige Bezüge zu behandeln, die auf Antrag des Arbeitgebers beim Betriebsstättenfinanzamt pauschaliert besteuert werden können, wenn die Grenze von 1.000 Euro nicht überschritten wird.

Die Lohnsteuer-Pauschalierungsregelung von Verpflegungsmehraufwendungen gilt auch bei Auslandsreisen. Hier ist jeweils der maßgebende ausländische Pauschbetrag zu verdoppeln. Die Lohnsteuer-Pauschalierung ist dagegen nicht zulässig, wenn z. B. bei einer siebenstündigen Abwesenheit vom Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden, weil hier kein Pauschbetrag, der zu verdoppeln wäre, in Betracht kommt.

4. Nebenkosten

Schließlich sind auch die berufsbedingten Reisenebenkosten (R 9.8 LStR), wie z. B. die Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, für Telefon, Telegramme, Porto, Garage, Parkplatz, für die Benutzung von Straßenbahn oder Taxi am Reiseort, für Reisegepäck- und Flugunfallversicherungen usw. steuerlich abzugsfähig, und zwar in nachgewiesener oder glaubhaft gemachter Höhe.

Wie sehr Reisekosten den zu versteuernden Betriebsgewinn des Dentallaborinhabers mindern, sei abschließend an folgendem Beispiel verdeutlicht:

Bildquellen sofern nicht anders deklariert: Unternehmen, Quelle oder Autor/-in des Artikels