Laborführung


Time for a Change?

07.10.2022

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Neue Abrechnungssoftware? Nein danke! Das ist die vorherrschende Haltung in Laboren. Entspricht das verwendete System den heutigen Anforderungen und kommt man selbst und die Mitarbeiter gut damit zurecht, gibt es keinen Grund sich umzuorientieren. Wie sieht es aber aus, wenn dem nicht so ist? Clemens Winter, Softwareentwickler für Dentallabore und Geschäftsführer der BSD GmbH, erläutert, womit man beim Wechsel rechnen muss.

Herr Winter, warum fällt der Wechsel der Abrechnungs- bzw. der Laborsoftware selbst unzufriedenen Anwendern schwer?

  • C. Winter, Geschäftsführer BSD GmbH.

  • C. Winter, Geschäftsführer BSD GmbH.
    © BSD
Unserer Erfahrung nach liegt das meist an 2 Punkten. Manche befürchten einen zu großen Einarbeitungsaufwand bei einem Wechsel. Andere meinen, die aktuelle Abrechnungsschematik nicht mit einer neuen Abrechnungssoftware abbilden zu können.

Moderne Laborsoftware verknüpft heute alle Bereiche der Laborarbeit und geht noch weit darüber hinaus. Das heißt, eine gewisse Komplexität ist gegeben, sodass bei einem Wechsel nicht alles ad hoc „intuitiv“ genutzt werden kann.

Ein Softwareanbieter sollte daher bei einem Wechsel bestmöglich unterstützen, damit die Einarbeitung schnell klappt. Außerdem könnte ein Anbieterwechsel auch genutzt werden, um die bisherige Abrechnung zu überdenken und zu modernisieren.

Die im IT-Bereich viel beworbene „intuitive Benutzerführung“ gibt es also nicht?

Doch, natürlich. Alle Entwickler arbeiten daran, ihre Software so zu gestalten, dass sie ohne große Einarbeitung anwendbar ist. Das macht aber ein komplexes System nicht minder komplex. Hinzu kommt, dass „intuitiv“ auch sehr individuell ist.

Allein deswegen lohnt es sich, die Software auf Basis einer Demo-Version zu testen. Zudem kann man, wenn man sich für eine Software entschieden hat, diese zunächst parallel zum Altsystem laufen lassen, um die Einarbeitung möglichst einfach zu gestalten.

Welche Bedenken spielen neben der Einarbeitungsproblematik eine Rolle?

Die Datenmigration, denn es bereitet Sorge, dass die Daten aus dem Altsystem nicht vollständig übernommen werden können und dadurch im Anschluss aufwendiges Nacharbeiten nötig wird, Rechnungen nicht rechtzeitig geschrieben werden können oder andere Funktionen nicht von Anfang an funktionieren.

Sind diese Bedenken begründet?

Meist nicht. Ein guter Softwareanbieter spricht schon im Vorfeld Klartext über Migrationsmöglichkeiten.

Manche Systeme sind einfach wenig kompatibel, wodurch es zu den befürchteten Migrationsschwierigkeiten kommen kann. Die gute Nachricht ist, dass dies eher der Ausnahmefall ist.

Eine abgeschlossene Migration sollte aber dennoch im Dentallabor gründlich überprüft werden: Sind meine Daten alle da? Stimmt die Abrechnung? Klappt die Kommunikation mit dem Kunden?

Können Sie ein Beispiel für nicht kompatible Programme nennen?

Ein ganz einfaches Beispiel – wenn auch kein wirklich kritisches – wäre die Anlage der Adressfelder in einer Anwendung. Wenn etwa das alte Programm nur die Struktur Name vorsieht, während das neue zwischen Vor- und Nachnamen unterscheidet. Das müsste bei der Migration berücksichtigt werden.

In der Regel lässt sich also alles problemlos mit dem ein oder anderen Kniff überführen, von den Stammdaten wie etwa zu Kunden, Materialien etc. bis hin zu laufenden Daten wie Rechnungen, Sammelaufstellungen, usw. Wir z.B. gehen generell von einer 1:1-Migration aus – denn die ist in 95% der Fälle realisierbar.

Wie lange dauert die Datenmigration und kommt es dabei zu Ausfallzeiten für das Labor?

Je nach Komplexität der Daten kann eine Migration auch mal einen Tag lang dauern. Das heißt, in dem Zeitraum kann auch meistens nicht am Rechner gearbeitet werden. Auch aus diesem Grund sollte im Vorfeld abgeklärt werden, ob eine Migration möglich ist, ob sie Sinn macht und wann sie am besten stattfindet.

Wann raten Sie zum Wechsel der Abrechnungssoftware?

Wenn der Softwareanbieter nicht mehr zukunftsfähig ist, keine Anpassungen und Aktualisierungen anbietet, vielleicht sogar langsam vom Markt verschwindet, dann sollte man besser früher als später reagieren. Denn diese Altsysteme sind es, die dann bei einem späten Wechsel die gefürchteten Migrationsschwierigkeiten verursachen können, weil sie mit modernen Programmen und Anforderungen kaum noch kompatibel sind. Darüber hinaus muss jedes Labor Aufwand und Nutzen für einen Wechsel individuell abwägen.

Worauf ist zu achten, wenn ein Wechsel erwünscht ist oder es sich um eine Laborneugründung handelt?

Als Erstes darauf, dass die Laborsoftware zeitgemäß ist und die Anbieter innovativ genug, um auch weiterhin mit der zunehmenden Digitalisierung und den daraus entstehenden Notwendigkeiten Schritt zu halten. Idealerweise testet man verschiedene Systeme anhand von Demo-Versionen, um zu sehen, was einem persönlich am meisten zusagt. Denn, wie bereits erwähnt, ist „intuitiv“ auch sehr „individuell“.

Daher sind Empfehlungen anderer auch nur bedingt aussagekräftig. Was aber Programm-Service, Wartungsverträge etc. anbelangt, sind Erfahrungswerte höchst hilfreich.

Hier lohnt es sich, eingehend zu vergleichen. Ich finde natürlich unser Angebot durchweg ideal (schmunzelt) – aber das würden andere Entwickler wohl auch über ihre Systeme und Services sagen.

Und die Kosten?

Wenn überhaupt, spielen Kosten natürlich bei Neugründungen eine gewichtigere Rolle. Entscheidend ist hauptsächlich, womit man gut klarkommt, welche Software alle Bedürfnisse für das Labor abdeckt, zu welchem Anbieter man Vertrauen hat und wie die Service- und Wartungsbedingungen aussehen. Die Kosten verschiedener Systeme direkt zu vergleichen, fällt überdies schwer – da der Funktionsumfang und der Service sehr unterschiedlich sein können.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Winter!

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Clemens Winter