Messe? Presse! Gute Kommunikation zur IDS

PR zur Messe? Eine Frage, die vielfach Unsicherheiten weckt ­ aufgrund fehlender Erfahrungswerte bei der Einschätzung von Kosten, Nutzen und Messbarkeit des Erfolgs. Davon sollte man sich nicht abschrecken lassen. Denn Fachmessen wie die IDS bieten sich als Startpunkt für kontinuierliche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit geradezu an.

Redakteure nutzen Messen für ihre Berichterstattung ebenso wie zur persönlichen Information über Unternehmen, Themen und Trends einer Branche. Die Chancen stehen also gut, hier erste Journalistenkontakte zu knüpfen und im Rahmen der Folgeberichterstattung mit dem eigenen Unternehmen und seinen Produkten präsent zu sein.

Rechtzeitig beginnen

Wie bei allen Messeaufgaben gilt: Je früher, desto besser. Weniger Zeitdruck gibt mehr Planungsfreiheit– und die Zeit, sich auf die wichtigen Themen und die richtigen PR-Instrumente zu besinnen. Produktmeldung im Vorfeld, Einzelgespräch am Stand oder doch die große Presserunde im Saal? Verteiler
aufgestellt, Texte verfasst, Reden geschrieben, Übersetzungen geprüft, Fotos ausgewählt? Basistexte, Hintergrundinformationen und Fachartikel lassen sich auch nach der Messe vielfach nutzen – der Grundstein für kontinuierliche Öffentlichkeitsarbeit ist gelegt. Dazu sollte natürlich auch feststehen,
welche Medien in welchen Ländern angesprochen werden. Hier geht Qualität klar vor Quantität: Die Gießkanne eignet sich nicht zur Medienarbeit.

Passend liefern

Wie nun Medien und ihre Leser auf die eigene Messepräsenz aufmerksam machen? Die meisten Fachmedien planen die wichtigsten Branchenmessen in
ihr jährliches Redaktionsprogramm ein – Tages- und Wirtschaftspresse entscheiden eher kurzfristig. Die Vor- und Nachberichterstattung zu einer Messe bietet gute Möglichkeiten, ein Unternehmen und seine Produkte vorzustellen. Voraussetzung dafür ist eine termingerechte und auf journalistische Anforderungen zugeschnittene Darstellung. Pressemeldungen, die die richtigen Adressaten ansprechen – und auch erreichen. Passgenau zugeschnittene Anwenderberichte, die die eigene Lösungskompetenz verdeutlichen. Das A und O in jedem Fall: Rechtzeitige Absprachen mit der Redaktion im Vorfeld – und
aussagekräftige Informationen im Text.

Sachlich bleiben

Informationen mediengerecht zu präsentieren heißt Text- und Bildmaterial so zur Verfügung zu stellen, dass sie die Arbeit eines Journalisten erleichtern. Ein
Text soll möglichst knapp und präzise Kompetenzen veranschaulichen: Nachrichteninhalte werden komprimiert, sachlich und in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufbereitet und zusammen mit pressetauglichem Hintergrund- und Bildmaterial angeboten. Journalisten leben von (vorbereiteten) Nachrichtenwerten – Imagebroschüren und anderes Marketingmaterial sind dafür keine geeignete Grundlage. Fachchinesisch langweilt Leser und nervt Journalisten. Professionelle Pressemappen dagegen lassen sich auch nach der Messe noch verwenden.

Prozesse planen

Spätestens am ersten Messetag beginnen die Journalisten auf dem Messegelände mit ihrer Arbeit: Interviews, Standbesuche und Pressekonferenzen füllen die Tagespläne, die Mehrzahl der Termine wurde
bereits im Vorfeld der Messe geplant und vereinbart. Ad-hoc-Besuche ohne Ankündigung stellen die Ausnahme dar, und ein Journalistenbesuch auf
dem Stand will vorbereitet sein: Wer steht als Anlaufstelle und als Gesprächspartner zur Verfügung, welche Themen sind für den Redakteur interessant, wie muss ein Interview nachbereitet werden? Wer übernimmt, wenn zur Messezeit ein Journalist unter Zeitdruck im Unternehmen anruft? Wie werden kritischen Fragen beantwortet – und welche könnten das überhaupt sein? Durchleuchten Sie sämtliche Kommunikationsprozesse Schritt für Schritt.

Relevanz bestimmen

Ereignisse und Inhalte von besonderer journalistischer Relevanz benötigen eine entsprechende Plattform. Das muss nicht gleich eine Pressekonferenz vor großem Auditorium sein: Abhängig vom Anlass und von den Zielen des Unternehmens ist ein Einzelgespräch oft ebenso sinnvoll wie die Presserunde im kleinen Kreis auf dem Stand. Versetzen Sie sich in den Leser hinein – das erspart Ihnen und den Journalisten einige Enttäuschung, wenn einziges Thema der groß aufgezogenen Presseveranstaltung die Eröffnung einer neuen Zwei-Mann-Vertriebsniederlassung war. Ein Gespräch am Stand dient dem Journalist oft vorrangig dazu, neue Kontakte aufzubauen. Nutzen Sie also die Chance, Ihr Netzwerk zu vergrößern.

Nachhaltig kommunizieren

Auch nach dem Messeauftritt geht die Kontaktpflege zu Journalisten weiter. Welche Medien haben über das Unternehmen berichtet? In welchem Umfang
und in welchem Tonfall? Die Auswertung der Medienresonanz kann dabei helfen, die Pressearbeit für die nächste Messe zu verbessern. Und sie zeigt, welche Journalisten sich eventuell auch zukünftig für die eigenen Themen interessieren. Pressearbeit rund um die Messe ist nichts, was sich nebenbei
erledigen lässt. Doch es lohnt sich, über die Bedürfnisse der Medien nachzudenken und die Pressearbeit entsprechend zu gestalten. Denn Journalisten entscheiden darüber, was in den Medien erscheint – und dann von vielen Menschen gesehen, gehört und gelesen wird.