Recht


Personalakten: empfindliche Datensammlungen

Noch nicht lange zurück liegt die so genannte Bespitzelungsaffäre in einem deutschen Discounter. Die Empörung in der Presse war groß, als bekannt wurde, dass die Firmenleitung ihre Mitarbeiter per Videokamera kontrollieren

ließ, ohne diese im Vorfeld darauf hinzuweisen. Dass jeder Firmenchef ein Interesse daran hat, Fakten über seine Mitarbeiter zu sammeln, um im Streitfall schriftliche Beweise vorlegen zu können, ist unstrittig. Doch in welchem Rahmen darf ein Arbeitgeber über seine Arbeitnehmer Daten sammeln? Auf diese Frage

soll der folgende Artikel Antworten geben.

Im Zeitalter des Internets ist kein Detektiv mehr nötig, um vielfältige Informationen über Personen – etwa den Freundeskreis, Vereinszugehörigkeiten oder politische Aktivitäten – herauszufinden. Doch eben solche Informationen darf ein Arbeitgeber
über seinen Mitarbeiter nicht sammeln. Einen rechtlichen Rahmen für diesen sensiblen Bereich des Schutzes der Persönlichkeit setzt ein aktuelles Urteil des Bundesverfassungsgerichts zum Thema Onlinedurchsuchung vom 27. Februar dieses Jahres ( AZ: 1 BvR 370/07).

Rechtlicher Rahmen

Wesentlicher Anknüpfungspunkt für die Beantwortung der oben aufgeworfenen Fragestellung nach den Rechten des Arbeitgebers im Fall der Datensammlung über Mitarbeiter, ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wie das Bundesverfassungsgericht in seiner Entscheidung vom 27. Februar erneut klar gestellt hat, lässt sich aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Art. 2 Abs. 1 Grundgesetz ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung herleiten, wonach der Bürger – und damit auch der Arbeitnehmer – grundsätzlich selbst bestimmen kann, ob überhaupt und wenn ja, wie und in welchem Umfang, Daten über ihn erhoben, gesammelt, genutzt und/ oder verarbeitet werden. Es gilt demnach der Grundsatz, dass die Datenerhebung, -sammlung, -nutzung und -verarbeitung nur mit Zustimmung des Betroffenen erfolgen darf.

Um dieses Recht auf informationelle Selbstbestimmung mit den im übrigen legitimen Bedürfnissen nach Informationen zu vereinbaren, ist das BDSG geschaffen worden. Das BDSG gilt danach nicht nur für den Staat und seine Organe im Verhältnis zum Bürger, sondern entfaltet seine Verbindlichkeit auch für Privatpersonen nach §§ 1 Abs. 2 Nr. 3, 2 Abs. 4 BDSG. Auch Arbeitgeber sind damit an die Bestimmungen des BDSG gebunden.

Was aber bestimmt nun das BDSG? Zum einen statuiert es die Maxime, dass grundsätzlich eine Datenerhebung zu vermeiden ist, § 3a BDSG. Nur in den Fällen, in denen eine Datenerhebung (und infolgedessen eine Datennutzung und -verarbeitung) unabdingbar ist – etwa für die Erfüllung des Vertragszwecks, für die Abwicklung eines Vertrages pp. – ist eine Datenerhebung überhaupt möglich, vgl. § 28 BDSG. Dies setzt jedoch grundsätzlich die schriftliche Einwilligung des Betroffenen voraus, die nur dann nicht erforderlich ist, „soweit wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist“, vgl. § 4a Abs. 1 BDSG. Diese Regelung lässt sich dahingehend auslegen, dass bei Abschluss eines Arbeitsvertrages keine separate schriftliche Einwilligung eingeholt werden muss, soweit die Erhebung, Sammlung, Nutzung und Verarbeitung der Informationen „zur Erfüllung eigener Geschäftszwecke zulässig ist, und wenn es der Zweckbestimmung des Vertragsverhältnisses dient“, vgl. § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG.

Datensammlung möglich

Der Arbeitgeber kann also, muss jedoch nicht im Rahmen des § 28 BDSG Daten über seine Arbeitnehmer erheben, sammeln, nutzen und verarbeiten, soweit es für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses sowie zur Erfüllung seiner eigenen Geschäftszwekke notwendig ist.

Danach kann der Arbeitgeber über seine Mitarbeiter Personaldossiers anlegen lassen, in denen insbesondere folgende Informationen gesammelt werden können:

  • Personalien und Familienstand (wegen des ggf. bestehenden Anspruchs auf Kinderzulagen pp.)
  • Der Arbeitsvertrag (grundsätzlich schriftlich abzufassen, um Beweisschwierigkeiten vorzubeugen)
  • Korrespondenz mit dem Mitarbeiter (insb. hinsichtlich Abmahnungen pp.)
  • Empfehlung: jährliche Lohnübersichten parallel zur Lohnbuchhaltung
  • Empfehlung: Gewährten Urlaub pro Kalenderjahr als Übersicht, vom Mitarbeiter gegengezeichnet (um im Streitfalle leichter Beweis führen zu können)
  • Empfehlung: krankheitsbedingte Fehlzeiten pro Kalenderjahr als Übersicht, vom Mitarbeiter gegengezeichnet (auch hier wieder aus Beweiserleichterungsgründen heraus)
  • Empfehlung: Mitarbeiterbeurteilungen in regelmäßigen Abständen anfertigen und im Dossier sammeln, da diese die Grundlage für spätere Arbeitszeugnisse bilden können
  • Empfehlung: Bewerbungsunterlagen (wichtig bei der Frage, ob bei der Einstellung betrügerisch gehandelt wurde)

Darüber hinaus gehende Sammlungen von Informationen, wie etwa so genannte Toilettengang-Kontrolle, Liebesbeziehungs-Kontrolle oder ähnlich Denkbares lassen sich nicht mehr mit der Notwendigkeit für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses im Sinne des § 28 BDSG begründen und sind damit unzulässig.

Personaldossiers

Das Personaldossier enthält hauptsächlich besonders schützenswerte Daten, so dass der Datensicherheit ein besonderer Stellenwert zukommt. Hier ist der Arbeitgeber in der Pflicht: Er hat dafür zu sorgen, dass die Daten sicher und verschlossen, oder auch verschlüsselt sind, und nur besonders auf den Datenschutz verpflichtete Mitarbeiter Zugriff auf diese Daten haben. Insbesondere muss er dafür Sorge tragen, dass die Daten nicht an unbefugte Dritte gelangen. Dies ist grundsätzlich nicht von § 28 BDSG gedeckt; will der Arbeitgeber seine Datenverarbeitung hinsichtlich der Abwicklung der Arbeitsverhältnisse an Dritte auslagern, so muss er davor die schriftliche Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters einholen. Diese Dritt-Problematik ist auch bei Firmenzusammenschlüssen zu beachten.

Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass der Inhalt des Personaldossiers richtig ist. Dabei kommt es nicht darauf an, dass die darin enthaltenen Informationen zum aktuellen Zeitpunkt noch richtig sind; eine historische Richtigkeit reicht aus.

Der Arbeitnehmer wiederum hat ein vollumfängliches Einsichtsrecht in die über ihn geführten Daten. Dieses kann nur ausnahmsweise durch ein so genanntes überwiegendes Eigeninteresse des Arbeitgebers begrenzt werden. Im Zweifel ist dieses Eigeninteresse für jede einzelne Urkunde des Personaldossiers zu belegen. Das BDSG gewährt dem Mitarbeiter darüber hinaus einen vollumfänglichen Anspruch auf Korrektur und Löschung, soweit diese Unterlagen nicht mehr zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses oder zur Beurteilung noch möglicher, noch nicht verjährter Ansprüche, nötig sind.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dr. Karl-Heinz Schnieder


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