Steuern

Höhere Steuerfreigrenze für Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen seit Jahresanfang

Personalkosten und Steuern im Dentallabor

Bildquelle: Andreas Hermsdorf/pixelio.de
Bildquelle: Andreas Hermsdorf/pixelio.de

Grundsätzlich stellen sämtliche Kosten für das Betriebspersonal gewinnmindernde Betriebsausgaben dar. Das sind nicht nur die Arbeitslöhne – einschließlich der Lohn- und Kirchensteuer, des Solidaritätszuschlags, der Weihnachts-, Urlaubs- und Überstundengelder sowie der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung –, sondern auch Sachbezüge und sonstige Zuwendungen an das Laborpersonal, und zwar unabhängig davon, ob diese Zuwendungen lohnsteuerpflichtig sind oder nicht. Voraussetzung ist allerdings, dass die Arbeitnehmertätigkeit sich ausschließlich auf die Arbeit im Dentallabor bezieht und keine Verquickung mit Arbeiten für den Privathaushalt des Inhabers des Dentallabors gegeben ist.

Zu den steuerlich abziehbaren Personalausgaben des Dentallabors gehören neben den Arbeitslöhnen v. a. (in alphabetischer Reihenfolge):

Altersversorgungsaufwendungen: Aufwendungen des Inhabers eines Dentallabors für die Alterssicherung des Arbeitnehmers in Form einer nicht kapitalgedeckten Altersversorgung an eine Pensionskasse sind nach § 40b EStG bis jährlich 1.752 Euro pauschal mit 20 % zu versteuern und unterliegen nicht der Sozialversicherungspflicht.

Aufmerksamkeiten: Sachleistungen des Inhabers eines Dentallabors, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen (R 19.6 LStR), rechnen normalerweise nicht zum Arbeitslohn, unterliegen also nicht der Lohnsteuerpflicht. Typische Aufmerksamkeiten sind:

  1. Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Getränken und Genussmitteln am Arbeitsplatz.
  2. Kostenlose oder verbilligte Überlassung von Speisen zum Verzehr im Betrieb bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen, z. B. während einer betrieblichen Besprechung, bis zu einem Wert von 60 Euro.
  3. Die Bereitstellung von Aufenthalts- und Erholungsräumen.
  4. Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses bis zu einem Wert von 60 Euro, z. B. Blumen, Genussmittel, ein Buch oder ein Tonträger.

Die Bewirtung der Arbeitnehmer ist hingegen keine bloße Aufmerksamkeit, gehört also zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn. Für kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten am Arbeitsplatz besteht aber die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit dem Steuersatz von 25 % auf den Gesamtbetrag der Begünstigung (§ 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG).

Belegschaftsrabatte: Belegschaftsrabatte und entsprechende geldwerte Vorteile sind grundsätzlich als Arbeitslohn zu versteuern. Bei der Bewertung der Preisvorteile wird der im allgemeinen Geschäftsverkehr vom Arbeitgeber geforderte Endpreis zugrunde gelegt. Vom Endpreis wird in jedem Fall ein Preisabschlag von 4 % gemacht, um etwaige Bewertungsungenauigkeiten im Verhältnis zum üblichen Marktpreis auszugleichen (§ 8 Abs. 3 Satz 1 EStG). Außerdem werden die so ermittelten Preisvorteile nur besteuert, soweit sie 1.080 Euro übersteigen (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Preisabschlag und Rabattfreibetrag führen dazu, dass z. B. bei einem Belegschaftsrabatt von 15 % Waren im Wert von rund 10.000 Euro steuerfrei sind, wie sich aus folgender Beispielrechnung ergibt:

Endpreis der Ware                                                           10.000 Euro
Belegschaftsrabatt (15 %)                                                - 1.500 Euro
Abgabepreis an den Arbeitnehmer                                     8.500 Euro
Endpreis der Ware abzüglich Preisabschlag von 4 %         9.600 Euro
Geldwerter Vorteil (9.600 Euro - 8.500 Euro)                     1.100 Euro
Rabattfreibetrag                                                               - 1.080 Euro
Zu versteuernder geldwerter Vorteil                                20 Euro

Betriebsveranstaltungen: Sachzuwendungen des Inhabers eines Dentallabors aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind lohnsteuerfrei, wenn sie den üblichen Rahmen nicht übersteigen (R 19.5 LStR). Unter Betriebsveranstaltungen werden Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene verstanden, die gesellschaftlichen Charakter haben. Typische Beispiele sind Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Dabei ist wichtig, dass allen Betriebsangehörigen die Teilnahme offen steht.

Entscheidendes Kriterium für die Steuerfreiheit von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen ist die „Üblichkeit“, und zwar sowohl der Veranstaltung als auch der Zuwendung. Abgrenzungsmerkmale für die Üblichkeit einer Betriebsveranstaltung sind deren Häufigkeit, Dauer oder besondere Ausgestaltung. In Bezug auf die Häufigkeit werden Betriebsveranstaltungen nur dann als üblich angesehen, wenn nicht mehr als 2 Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Dabei kommt es auf die Dauer der einzelnen Veranstaltung nicht an. Bei mehr als 2 Veranstaltungen kann der Inhaber des Dentallabors die beiden Veranstaltungen auswählen, die als übliche Betriebsveranstaltungen und damit als steuerbegünstigt durchgeführt werden. In Bezug auf die Ausgestaltung ist außerdem zu beachten, dass die Veranstaltungskosten nicht den üblichen Rahmen übersteigen. So führt z. B. die Bewirtung in einem besonders kostspieligen Lokal zur Besteuerung der gesamten Veranstaltungskosten. Zu den im üblichen Rahmen liegenden Aufwendungen zählen:

  1. die Gewährung von Speisen, Getränken, Tabakwaren und Süßigkeiten;
  2. die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat (Beispiele: Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer, Busfahrt in landschaftlich reizvoller Gegend);
  3. die Überlassung von Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft;
  4. Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Saalmiete, Musik, Kegelbahn sowie für künstlerische und artistische Darbietungen. Der Auftritt prominenter Künstler darf jedoch nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sein;
  5. die Überreichung von Geschenken ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen aus Anlass einer betrieblichen Weihnachtsfeier, wenn sie nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind und den Wert von 60 Euro nicht überschreiten. Die Überreichung solcher Geschenke muss in der Betriebsveranstaltung erfolgen. Unschädlich ist jedoch die nachträgliche Überreichung des Geschenks an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen Gründen oder infolge Krankheit oder Urlaub an der Betriebsveranstaltung nicht teilnehmen konnten.

Die betragsmäßige Obergrenze für die Üblichkeit der Zuwendungen liegt zurzeit bei einem Betrag von 110 Euro (einschließlich MwSt.) je Arbeitnehmer und Veranstaltung. Wird die 110 Euro-Grenze überschritten, gehören die Aufwendungen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, und zwar in ihrer Gesamtheit einschließlich der Aufwendungen für den äußeren Rahmen. Dann gelten die einzelnen Vorschriften für die Erhebung der Lohnsteuer. Dabei ist auch eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG möglich. Das gilt ebenso für Geschenke, die den Wert von 60 Euro übersteigen.

Fahrtkostenzuschüsse: Zuschüsse des Inhabers eines Dentallabors zu den Kosten seiner Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind als Arbeitslohn zu behandeln, unterliegen also der Lohnsteuerpflicht. Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG ist aber auch eine Lohnsteuerpauschalierung mit dem Steuersatz von 15 % möglich.

Geldzuwendungen: Geldzuwendungen gehören stets zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, auch wenn ihr Wert gering ist (R 19.6 Abs.1 Satz 3 LStR). Das gilt auch für freiwillige Sonderzuwendungen des Inhabers eines Dentallabors an einzelne Arbeitnehmer, wenn damit soziale Zwecke verfolgt werden oder wenn sie dem Arbeitnehmer anlässlich besonderer persönlicher Ereignisse zufließen. Solche besonderen Anlässe sind z. B. die Kommunion, Konfirmation oder Schulentlassung von Kindern des Arbeitnehmers, die silberne oder goldene Hochzeit eines Arbeitnehmers oder der Eintritt in den Ruhestand nach längerer Betriebszugehörigkeit. Nur die schon erwähnten Aufmerksamkeiten von geringem Wert – wie Blumen, Pralinen und Bücher – die jeweils 60 Euro nicht übersteigen, sind von der Besteuerung ausgenommen.

Geschenke: Geschenke des Inhabers eines Dentallabors an seine Arbeitnehmer können nur dann als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie beruflich bedingt sind. Dazu zählen auch Jubiläumsgeschenke. Sie sind jedoch nicht von der Lohnsteuer befreit, sondern unterliegen in voller Höhe der Lohnsteuer, soweit sie den Betrag einer bloßen Aufmerksamkeit von 60 Euro übersteigen (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR).

Reisekostenersatz: Ersetzt der Inhaber des Dentallabors seinem Arbeitnehmer die Reisekosten, sind diese Aufwendungen nur bis zu der Höhe lohnsteuerfrei, in der die Reisekosten beim Arbeitnehmer als Werbungskosten anerkannt würden (R 3.13 und R 3.16 LStR). Darüber hinausgehende Beträge gehören normalerweise zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Beispielsweise sind die Fahrtkosten des Arbeitnehmers mit dem eigenen Kraftfahrzeug während einer Dienstfahrt pauschal mit 30 Cent je gefahrenen Kilometer als Werbungskosten steuerlich absetzbar, wenn der Arbeitgeber keine Fahrtkosten erstattet. Erstattet der Arbeitgeber genau den Betrag von 30 Cent pro Kilometer, sind diese Aufwendungen lohnsteuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber aber mehr als 30 Cent pro Kilometer, muss der Arbeitnehmer im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs auf den die 30 Cent übersteigenden Betrag Lohnsteuer abführen. Allerdings hat der Inhaber des Dentallabors auch die Möglichkeit, Vergütungen seiner Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen bei Dienstreisen, die über die steuerlichen Pauschbeträge hinausgehen, bis zu 100 % der maßgebenden Pauschbeträge mit 25 % pauschal lohnzuversteuern (25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Macht der Arbeitgeber von der Lohnsteuerpauschalierung Gebrauch, ist es nicht erforderlich, dass der Arbeitnehmer im Einzelnen nachweist, dass seine Verpflegungsmehraufwendungen über den steuerlichen Pauschbeträgen liegen. Dies bedeutet, dass bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag

  • von mehr als 8 Stunden 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind;
  • von 24 Stunden 48 Euro erstattet werden dürfen, wovon 24 Euro pauschal zu versteuern sind;
  • bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit am An- und Abreisetag jeweils 24 Euro erstattet werden dürfen, wovon 12 Euro pauschal zu versteuern sind.

Arbeitgebererstattungen, die über den Erhöhungsbeträgen liegen, sind beim Arbeitnehmer individuell zu versteuern und unterliegen – im Gegensatz zu den pauschal zu versteuernden Beträgen – der Sozialversicherungspflicht. Hinsichtlich der die Lohnsteuer-Pauschalierungsmöglichkeit übersteigenden Beträge besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, diese Beträge als sonstige Bezüge zu behandeln, die auf Antrag des Arbeitgebers beim Betriebsstättenfinanzamt pauschaliert besteuert werden können, wenn die Grenze von 1.000 Euro pro Arbeitnehmer im Kalenderjahr nicht überschritten wird (§ 40 Abs. 1 Satz 3 EStG).

Die Lohnsteuer-Pauschalierungsregelung von Verpflegungsmehraufwendungen gilt auch bei Auslandsreisen. Hier ist jeweils der maßgebende ausländische Pauschbetrag zu verdoppeln. Die Lohnsteuer-Pauschalierung ist dagegen nicht zulässig, wenn z.B. bei einer siebenstündigen Abwesenheit vom Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungen erstattet werden, weil hier kein Pauschbetrag, der zu verdoppeln wäre, in Betracht kommt.

Sonstige Aufwendungen: Sonstige berufsbedingte Aufwendungen des Inhabers eines Dentallabors für seine Arbeitnehmer – dazu gehören beispielsweise der Ersatz beruflich veranlasster Umzugskosten und die Übernahme der Kosten für doppelte Haushaltsführung – sind bis zu den Beträgen lohnsteuerfrei, die dem Arbeitnehmer als Werbungskosten anerkannt würden (R 3.13 und R 3.16 LStR).

Abschließend sei nochmals darauf hingewiesen, dass die genannten Personalkosten nur dann den Betriebsgewinn mindern, wenn die Arbeitnehmertätigkeit zweifelsfrei dem Betriebsbereich zugeordnet werden kann. Beschäftigt der Inhaber des Dentallabors einen Arbeitnehmer sowohl im Betrieb als auch in seiner Privatwohnung – Beispiel: Putzfrau arbeitet im Dentallabor und in der Privatwohnung –, ist Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug, dass sich die Kosten nach objektiven und leicht nachprüfbaren Merkmalen auf die Betriebstätigkeit und die übrige Tätigkeit in der Privatwohnung aufteilen lassen (BFH vom 8.11.1979, BStBl. 1980 II S.117). Nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind jedoch die Aufwendungen für eine ausschließlich hauswirtschaftliche Arbeiten verrichtende Hausgehilfin, auch nicht, wenn die Ehefrau des Arbeitgebers im Betrieb voll mitarbeitet und aus diesem Grunde eine Hausgehilfin eingestellt werden muss (BFH vom 10.5.1973, BStBl. II S.631).

Dipl.-Volkswirt Dr. Hans-Ludwig Dornbusch

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dr. Hans-Ludwig Dornbusch

Bilder soweit nicht anders deklariert: Dr. Hans-Ludwig Dornbusch