Laborführung

Was hinter den Zahlen steckt und wie die durchdachte Laborfinanzierung Potenziale im Dentallabor freisetzen kann

Factoring im Finanzmanagement des Dentallabors

Ungeliebt, aber absolut notwendig sind die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen – denn diese Zahlen und Daten geben dem Unternehmer Fakten. Richtig betrachtet und hinterfragt zeigen sie Inhabern von Dentallaboren, wo Liquidität versickert, aber auch wo zum Beispiel interne und externe Wertschöpfungschancen sind. Was sich jetzt noch sperrig theoretisch anhört, wird mit den folgenden Fall- und Situationsbeispielen klarer und kann im Dentallabor-Alltag erfolgreich umgesetzt werden.

Denn, bei aller Liebe zu einem tollen Beruf, das Ziel des unternehmerischen Handelns ist eigentlich die möglichst große finanzielle Freiheit und Sicherheit für die Schaffenden und ihre Familien – sowie für den Fortbestand des Dentallabors. Dies ist nicht nur durch gute Arbeit zu erzielen, sondern erfordert von Dentallabor- Inhabern auch Fingerspitzengefühl beim Finanzmanagement.

Die Zeit von der Auftragserteilung bis zur Bezahlung der Rechnung

##pic_2_r##Betrachten wir zuerst den Ist-Zustand: Voraussetzung für den beruflichen Erfolg sind fachliches Know-how, der Blick fürs Wesentliche und eine gehörige Portion Hightech-Equipment. Das allein genügt aber nicht, man muss sich sehr genau in die Situation des Patienten und seine Bedürfnisse hineindenken, damit am Ende der perfekte Zahnersatz steht. Mit der gelungenen Prothetik werden die Dentallabor-Direktkunden, die Zahnärzte, sowie die Patienten zufrieden sein. Und das Dentallabor? Genau hier setzt das Thema Finanzen an, denn jetzt wird die Rechnung geschrieben. Das Labor finanziert die Projekte vor – das klingt zunächst nicht ungewöhnlich. Aber wann erhält das Dentallabor die Bezahlung für seine geleistete Arbeit und seine gestellten Rechnungen? Ganz typisch für das Dental-Gesundheitssystem ist, dass das Dentallabor sein Geld erst ganz zum Schluss erhält. Zahlungsziele von mehreren Wochen bis zu drei Monaten oder sogar mehr sind keine Seltenheit. Und zwischen Arbeitsbeginn, -abschluss und Rechnungsstellung vergeht ja auch bereits Zeit, in der die auftragsbezogen variablen Kosten und die Labor-Fixkosten bereits anfallen. Deshalb ist für die Betrachtung der Finanzsituation der Cashflow ein interessanter und einflussstarker Faktor.

Für das Labor öffnet sich Tag für Tag, Woche für Woche eine Finanzlücke. Denn Kosten für Löhne, Gehälter, Leasing-Raten, Mieten, Zinsen und Verbrauchsmaterialien und so weiter müssen immer pünktlich beglichen werden, unabhängig von der Kapitaldecke. Es entspricht auch der „gefühlten“ Situation, dass das Geld schneller abfließt, als es erwirtschaftet werden kann. Das immer wieder gefühlte „Nullsummen“-Spiel muss aber nicht als Belastung oder als gordischer Knoten betrachtet werden. Der „Banker“ im Dentallabor-Inhaber kann sich der Aufgabe „Liquiditätssicherung“ stellen, wenn ihm das entsprechende Know-how und Finanzwerkzeug zur Verfügung steht.

Die Lösung heißt verbessertes Laborfinanzmanagement. Die entstehende Finanzlücke aus kontinuierlichen Geschäftskosten lässt sich schließen. Den entsprechenden Mechanismus bietet das „Factoring“. Deshalb ist es sinnvoll, sich Zahlen, Daten und Fakten zur Hilfe zu nehmen, um sich ein Bild zu verschaffen, das die Auswirkungen dieser Laborfinanzierung auf die Finanzen im Dentallabor aufzeigt.

Branche ist nicht gleich Branche

Mode, Maschinenbau, Logistiker, alle erdenklichen Wirtschaftszweige bis hin zu Zahnärzten nutzen das Leistungspotenzial von Factoring. Nicht ohne Grund, zumal dies richtig angewendet einen ganzen „Werkzeugkasten“ für die Unternehmensfinanzen und -organisation darstellt. Doch Achtung, jeder Markt hat seine Besonderheiten. Factoring-Unternehmen, wie zum Beispiel die LVG Stuttgart, haben sich ganz auf die Finanzierung von zahntechnischen Laboren spezialisiert. Der Vorteil heißt schlichtweg: Branchenkenntnis. – Factoring für Dentallabore setzt Sensibilität und Branchen-Know-how voraus. Denn nur wer die empfindliche Partnerschaft zwischen Zahnarzt und Dentallabor kennt, weiß auch die Balance zu halten und kann auf die individuellen Bedürfnisse beider eingehen.

Welchen konkreten Vorteil erwirtschaftet ein Dentallabor mit verbesserter Liquidität durch Factoring?

Sehen wir uns in einem Beispiel zwei Dentallabore mit gleicher Auftragslage und vergleichbaren Zahlungszielen an. Die Fälle sind für diesen Bericht frei erfunden. Labor A arbeitet mit einer Labor-Verrechnungsgesellschaft, sprich Factor, zusammen. Labor B nutzt Factoring nicht. Beide Dentallabore stellen pro Monat jeweils Rechnungen in Höhe von 50.000,– Euro. Diese Rechnungen beinhalten einen Material- und Verbrauchskostenanteil von je 10.000,– Euro. Beide schreiben ihre Rechnungen und senden die Monatsaufstellung an ihre Kunden. Labor A sendet zusätzlich die Kopie der Monatsaufstellung an seinen Factor.

Liquiditätsvorsprung: Zeit ist Geld

Labor A erhält vom Factor innerhalb von 24 Stunden die Überweisung auf sein Konto und verfügt über Liquidität. Labor B erhält die Rechnungsbeträge innerhalb von 14 bis 90 Tagen und später, je nach dem, welche Zahlungsziele mit den verschiedenen Zahnärzten vereinbart sind. Ausgehend von einem mittleren Zahlungsziel von sechs Wochen zahlt Labor B für die Zwischenfinanzierung, wenn es den Dispokredit des Girokontos nutzen muss, bei zehn Prozent Sollzinsen für sechs Wochen rund 625,– Euro Zinsen.

Das Skonto-Echo

##pic_3_r##Labor A kann aufgrund seiner Liquidität seine Material- und Verbrauchskosten mit drei Prozent Skonto bezahlen. Das spart ihm bei dem oben angenommenen Materialaufwand den Betrag von 300,– Euro je Monat. Die Jahresverzinsung müsste hoch sein, um denselben Betrag zu erwirtschaften. Demgegenüber bezahlt im angenommenen Beispiel Labor B seine Lieferantenrechnungen ohne Skonti und muss seinen Dispokredit auf seinem Labor-Girokonto in Anspruch nehmen, der zur Zeit bei zehn Prozent Sollzinssatz liegt. Bis der Gegenwert seiner Kunden auf dem Labor-Konto eingeht, wartet B in diesem Beispiel sechs Wochen. In dieser Zeit fallen allein für die Material-Vorleistungen rund 125,– Euro Sollzinsen an. Noch eklatanter wird es, wenn Labor B die Kreditlinie erreicht und für Überziehungszinsen bis zu 15 Prozent bezahlt. Dann errechnet sich in sechs Wochen eine Summe von rund 188,– Euro. Die einfache Differenz im Fallbeispiel zwischen beiden Laboren beträgt dann pro Monat:

Skontivorteil                                                            300,– Euro
+ Wegfall von Zinsen vom Kontokorrent             _84,– Euro 
                                                                                  384,– Euro

Im Jahr summiert sich dies auf 4.608,– Euro. Die Lücke zwischen Labor A und B klafft noch weiter, wenn man die möglichen verbesserten Einkaufsbedingungen von Labor A mitberücksichtigt.

Kick-back beim Einkauf

Labor A hat durch seine zuverlässig bezahlten Einkäufe bei seinen Lieferanten einen guten Ruf. Dadurch erhält es bessere Einkaufskonditionen als Labor B mit Rabattierung, kostenloser Lieferung, Kombinationsangeboten und anderem mehr. All diese Optimierungen beim Bezug von Material, Werkzeugen und Ausstattung reduzieren bei Labor A die Kosten. Es erwirtschaftet auf diese passive Weise liquide Mittel für andere Ziele.

Die Kredit-Situation: Ein gutes Rating spart bares Geld

Wie alle Unternehmen unterliegt auch das Dentallabor bei der Kreditvergabe dem Rating der Bank nach festen Maßstäben. Die Bank bewertet ihr eigenes Risiko bei der Kreditvergabe anhand der ihr vorliegenden Zahlen aus betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Bilanz. Für Unternehmen bedeutet dies: je besser das Rating, desto besser die Konditionen und desto niedriger der Kredit-Zinssatz. Für das Dentallabor heißt das nichts anderes, als mögliche Zukunftspläne mit möglichst wenigen Hürden umzusetzen. Ein finanziell gut aufgestelltes, aktives Labor kommt „gefühlt“ oft leichter und schneller an einen Kredit für Investitionen, dieser ist oft auch kosten- und zinsgünstiger.

Rechnen wir nach: Die beiden Protagonisten im fiktiven Beispiel, Labor A und Labor B, wollen sich je eine technische Anlage zur Verbesserung ihrer Produktivität anschaffen. Hierfür fällt eine Investition von 100.000,– Euro an. Beide beantragen bei derselben Bank für die Finanzierung einen entsprechenden Kredit über neun Jahre. Labor A hat durch die Zusammenarbeit mit dem Factor Schulden abgebaut, Rücklagen aufgebaut und seine finanziellen Verpflichtungen regelmäßig erfüllt. Die Bank stuft das Labor mit einem gutem Rating ein und vergibt den Kredit mit einem effektiven Jahreszins von drei Prozent. Labor A hat eine monatliche Annuität (Zins und Tilgung) von rund 1.060,– Euro; nach neunjähriger Laufzeit sind rund 14.230,– Euro Zinsen bezahlt.

Labor B arbeitet ohne Factoring und muss häufig sein Konto überziehen, da es im Durchschnitt sechs Wochen auf die Bezahlung seiner Rechnungen warten muss. Auf die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung wirkt sich dies entsprechend aus. Aktiva und Passiva kommen nur schwer ins Gleichgewicht. Die Bank vergibt ein befriedigendes Rating. Das hört sich nicht einmal so schlimm an, wirkt sich gegebenenfalls aber bei der Kreditvergabe aus, sodass Labor B Kreditzinsen in Höhe von effektiv 5,4 Prozent akzeptieren muss. Labor B zahlt eine monatliche Annuität von rund 1.170,– Euro und hat am Ende der neunjährigen Laufzeit rund 26.480,– Zinsen bezahlt.

Labor A hat bei der monatlichen Tilgung einen Finanzvorteil von 110,– Euro, was 1.320,– Euro pro Jahr ergibt. Labor A zahlt für die gesamte Investition einschließlich Zinsen rund 114.230,– Euro, Labor B im selben Zeitraum rund 126.480,– Euro. Labor A hat einen Finanzvorteil in Höhe von rund 12.250,– Euro.

Vorbehalte, Fragen und Antworten zum Factoring

Beim Balanceakt Debitoren-Management stellen sich dem Labor ständig Fragen: Welche Rechnungen hat welcher Kunde bezahlt? – Wenn das Zahlungsziel überschritten ist, wie gehe ich damit um? Dies gehört zum Tagesgeschäft, nimmt aber Zeit in Anspruch. Diese Zeit ließe sich produktiver verwenden … vielleicht delegiert man die Arbeit an einen/eine Mitarbeiter/-in, sofern vorhanden, oder verlegt sie auf Abendstunden oder auf das Wochenende. Wenn im Hinterkopf der Gedanke steht: Kann das nicht auch der Factor machen? schrillen vielleicht bei dem einen oder anderen die Alarmglocken: Wird das Factoring-Unternehmen das Debitoren-Management auch mit der nötigen Sensibilität durchführen? Die Antwort: Im Grunde sitzen Dentallabor, Zahnarzt und der Factor in einem Boot. Der Factor ist, genau wie das Dentallabor und der Zahnarzt, an einer langen Partnerschaft interessiert. Dies kann gelingen, wenn er immer die Bedürfnisse beider im Blick hat und versucht, diese zur Deckung zu bringen. Dazu ist Branchenkenntnis erforderlich. Durch Factoring wird das finanzielle Spannungsfeld aus dem Arbeitsalltag von Zahnarzt und Dentallabor herausgenommen und beide können sich auf ihre gemeinsame Aufgabe und individuelle Profession fokussieren.

Eine weitere Frage lautet: Rechnet sich Factoring beim Debitoren-Management? Zur Beantwortung ziehen wir wieder Labor A und Labor B heran. Die Annnahme: Beide haben für das Debitoren-Management einen Aufwand von zehn Stunden im Monat. Bei Labor A liegen diese Aufgaben zentral bei seinem Factoring-Unternehmen. Labor A hat einen Zeitgewinn von zehn Stunden. Diese kann man zum Beispiel in das Neugeschäft investieren. Labor B setzt dafür seine Sekretärin ein. Ihr Monatsgehalt bei einer 40-Stunden-Woche wird hier mit 1.700,– Euro brutto angesetzt. Hieraus ergeben sich also rund 105,– Euro monatlich, oder 1.260,– Euro im Jahr für das Debitoren-Management. Der finanzielle Unterschied wird noch größer, wenn man dies der gewonnenen Zeit für die Neukunden-Akquise und dem daraus resultierenden Potenzial gegenüberstellt.

Das Worst Case-Szenario für jeden Unternehmer

##pic_4_r##Ein Auftrag ist erledigt, Leistungen sind erbracht, und dann das: Der Kunde kann seine Rechnungen nicht mehr bezahlen. Ohne Factoring ist das ein Totalverlust, nicht selten mit gravierenden Folgen für das Dentallabor. Unterstützt es jedoch seine Labor-Finanzierung mit Factoring, kann es gelassen bleiben. Der Factor übernimmt in diesem Falle das Risiko des Ausfalls, sprich er haftet für die Rechnungen. Das Dentallabor hat trotz Kunden-Ausfall das Geld für seine Tätigkeit erhalten. Die Delkrederefunktion beim Factoring ist deshalb, neben der laufenden Liquidität, einer der wichtigsten Aspekte für das Dentallabor, denn ein Forderungsausfall hat weitreichende Folgen und kann im schlimmsten Fall zur Folgeinsolvenz führen.

Zum Vergleich betrachten wir wieder Labor A mit Factoring und Labor B ohne Factoring. Beide haben einen Kunden, der eine Forderung von 10.000,– Euro nicht begleichen kann. Für Labor A mit Factoring ist das ärgerlich, denn es hat einen Kunden verloren. Ein finanzielles Problem ist es nicht, denn durch die Delcrederefunktion haftet der Factor für den Ausfall. Der Rechnungsbetrag, den der Factor gleich nach Eingang der Rechnungskopie an das Labor überwiesen hatte, verbleibt bei diesem. Ganz anders stellt sich die Situation für Labor B dar, es muss den Verlust komplett tragen. Bei einer Umsatzrendite von zehn Prozent muss Labor B einen Mehrumsatz von 100.000,– Euro erwirtschaften, um den Verlust auszugleichen – und dies mit einem Kunden weniger. Wie jedem anderen Unternehmen, dürfte der sofortige Mehrumsatz durch Gewinnung neuer Kunden auch Labor B schwerfallen.

Factoring kann sich auf die betriebswirtschaftliche Auswertung sehr positiv auswirken

##pic_5_r##Echtes Factoring bietet Dentallaboren mehrere Hebel, um die Betriebsbilanz in Richtung von mehr Erlösen bei geringeren Kosten zu steuern. Schneller Cashflow und laufende Liquidität schaffen Einkaufsvorteile, ermöglichen Skontozahlungen; gute betriebswirtschaftliche Auswertungen und die laufende Erfüllung der finanziellen Verpflichtungen sorgen für ein gutes Rating, was zu Zinsvorteilen bei Investitions-Krediten führen kann. Externes Debitorenmanagement sorgt für Freiraum zum Beispiel für Neukunden-Akquise und, last but not least, schützt die Delkrederefunktion des Factorings vor dem – manchmal existenzgefährdenden – Totalverlust bei Forderungsausfall. Es lohnt sich daher, das ganze Jahr der Betriebsszenarien von A und B zu betrachten, denn am Ende stehen erstaunliche Zahlen (siehe Tabelle).

Diesem Vorteil bei Labor A sind die Factoring-Kosten entgegenzusetzen. Bei einem Jahresumsatz von ca. 600.000,– Euro und einer durchschnittlichen Laufzeit der Forderungen von sechs Wochen entstehen circa 18.000,– Euro Factoringkosten (Gebühren einschließlich Zinsen). Labor A hat also in diesem Beispiel verbleibende Kosten in Höhe von ca. 13.080,– Euro, Labor B kommt auf Kosten in Höhe von circa 16.260,– Euro.

Der branchenspezifische Factor als Partner

Eine entscheidende Frage lautet: „Kann sich der Patient guten Zahnersatz leisten?“ Mit einer Patienten-Finanzierung, beispielsweise durch „LVG Medi-Finanz“ der LVG Labor-Verrechnungs-Gesellschaft, kann die Antwort: „Ja“ lauten. Gemeinsam mit dem Dentallabor wird zum Beispiel vor Behandlungsbeginn zum Heil- und Kostenplan die mögliche Finanzierung festgelegt. Für den Patienten ergibt sich ein Modell mit individuell zugeschnittener Ratenzahlung. Die Auswirkungen sind vielschichtig: Heil- und Kostenpläne können schneller umgesetzt werden, die Haushaltskasse der Patienten wird nicht zwangsweise stark belastet und – ein wichtiger Punkt – für die Zahngesundheit der Patienten bedeutet hochwertiger Zahnersatz „made in Germany“ ein Plus an Qualität und Sicherheit.

Fazit

Laborfinanzierung mit Factoring, genau betrachtet und richtig eingesetzt, wirkt nicht nur primär auf den monetären Zustand des Dentallabors, sondern hat durch die Vielzahl seiner Facetten langfristige und nachhaltige Effekte auf die Gesamtsituation (Abb. 1 bis 3). Dass Factoring Geld kostet, ist klar. Setzt man die zu realisierenden Einsparungen und Risikoabsicherungen ins Verhältnis, dann ist ersichtlich und nachvollziehbar: Die Labor-Finanzierung mit Factoring kann, richtig angewendet, die betriebswirtschaftlichen Zahlen, die Bilanz eines jeden Dentallabors unmittelbar und nachhaltig positiv beeinflussen. Im Gegensatz zum klassischen Kredit verhält sich das Factoring dynamisch zum Umsatz und Bedarf: Laborfinanzierung „Just-in-time“, sozusagen. Unter dem Strich bleiben dem Dentallabor, bei richtigem Einsatz des Factorings, ein finanzielles Plus, Sicherheit und Freiraum für Zukunftspläne. Dentallabore können sich bei Factoring-Unternehmen, wie zum Beispiel der LVG Stuttgart, kostenlos beraten lassen.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Werner Hörmann - Thomas Krug