Laborführung


„Regeln sind dazu da, sie sportlich zu umgehen“

15.03.2010

Kontrolle ist gut, doch Vertrauen ist besser, sagt der Volksmund. Und macht damit deutlich, wie sich die meisten Menschen den Umgang untereinander vorstellen – auch im Arbeitsleben. Schließlich wünschen sich Chefs genauso wie Mitarbeiter ein angenehmes, von gegenseitiger Achtung geprägtes Verhältnis zueinander. Übertriebene Kontrolle, Bespitzelungen per Kamera oder gar Telefonüberwachung – Fälle, die immer wieder durch die Presse gehen – zerstören ein gutes kollegiales Verhältnis und sorgen für Misstrauen und Demotivation unter den Mitarbeitern. Selbst der Umgang mit der Personalakte ist eine diffizile Angelegenheit, die Fingerspitzengefühl verlangt.

Doch wie übt nun der Inhaber eines Labors mit 120 Mitarbeitern an fünf Standorten eine gewisse Kontrolle über seine Mitarbeiter aus und welchen Stellenwert haben Personalakten bei ihm? Das wollte ZTM-Redakteurin Elke Reichenbach von Laborinhaber Thomas Voigt, Geschäftsführer der Thomas Voigt Holding GmbH mit Sitz in Eutin, wissen.

ZTM: Herr Voigt, Sie beschäftigen 120 Mitarbeiter an fünf Standorten in Eutin, Hamburg, Lübeck und Kiel. Hat da jeder Standort einen eigenen Chef oder halten Sie die Fäden alle in der Hand?
Thomas Voigt
: Jeder Standort hat ein Laborleitungsteam (LL) von zwei bis drei Mitarbeitern: einen Laborleiter, einen stellvertretenden Laborleiter und den Produktionsleiter. Geschäftsführer in den Gesellschaften bin ich.

ZTM: Wie kontrollieren Sie Ihre Mitarbeiter?
Thomas Voigt: Kontrolle ist der falsche Ausdruck. Alle vier Wochen findet ganztags, zentral in Eutin ein LL Meeting mit den Führungskräften aller Labore statt. Geführt wird das LL Team über die Unternehmensplanung (UPLA), die von den Führungskräften eines jeden Labors von Ende September bis Mitte Dezember des Vorjahres in Form von Kennzahlen erarbeitet wird. Ergebnis daraus ist etwa die UPLA 2008, die für das Geschäftsjahr als Arbeitsgrundlage dient.

ZTM: Führen Sie über alle Mitarbeiter eine Personalakte? Wenn ja, warum und wofür?
Thomas Voigt
: Selbstverständlich führe ich für alle eine Personalakte, allein schon, um nicht den Überblick zu verlieren. Durch die verschiedenen Standorte habe ich nicht täglich Kontakt mit den Mitarbeitern. Dinge, die mir einfallen oder die dringend erledigt werden müssen, können so hier in Eutin (gesamte Personalverwaltung in der TV Holding) notiert und abgearbeitet werden.

ZTM: Was sammeln Sie darin an Unterlagen?
Thomas Voigt: Bewerbung, AV-Zeugnisse, Arbeitsvertrag, schriftliche Abmachungen oder Vertragsänderungen, Krankmeldungen, Abmahnungen, Fortbildungsnachweise, Nachweise über Zuwendungen wie etwa den Geburtstag.

ZTM: Wie regeln Sie die Einsicht der Akten bei mehreren Standorten?
Thomas Voigt
: In Eutin befindet sich die gesamte Verwaltungsstruktur der TV Gruppe. Somit ergibt sich automatisch, dass alle Personalunterlagen hier verwaltet werden. Zugriff auf die Personaldaten haben ausschließlich die Laborleiter, die Finanzbuchhaltung und ich. Alle Personalunterlagen sind unter Verschluss. Bei Herausgabe einer Personalakte wird immer vermerkt, wer diese erhalten hat, den Grund für die Herausgabe und wann die Personalakte wieder zurück gegeben worden ist. Meistens ist es aber so, dass in der Finanzbuchhaltung im Beisein einer zweiten Person, etwa der Leiterin der Finanzbuchhaltung, Einblick genommen wird, und die Akte danach sofort wieder in den Aktenschrank zurück geht.

ZTM: Gibt es in Ihrem Betrieb Regeln für die private Nutzung des Internets oder Telefons?
Thomas Voigt
: Es gibt Regeln ja, diese sind aber nicht schriftlich festgehalten, sondern nur moralischer Art. Ich habe das Gefühl, dass das bis heute gut geklappt hat. Außerdem bin ich der Meinung, dass Regeln dazu da sind, diese sportlich zu umgehen.

ZTM: Was hat bei Ihnen der Bespitzelungs-Skandal per Video-Kamera im Lebensmitteleinzelhandel an Gedanken ausgelöst?
Thomas Voigt
: Damit kann ich mich in keiner Weise identifizieren. Eine solche Bespitzelung meiner Mitarbeiter ist für mich nicht nachvollziehbar. Es gibt doch den Spruch: „Das, was ich denk und tu, trau ich jedem andern zu!“ Dies ist auch meine Maxime für die Mitarbeiterführung.

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: THOMAS VOIGT


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