Recht


Welche Bewirtungskosten kann der Dentallaborinhaber steuerlich geltend machen?

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Dr. Hans-Ludwig Dornbusch gibt im Folgenden Tipps, worauf Sie achten müssen.

Betrieblich veranlasste Kosten zur Bewirtung von Personen, die nicht im Betrieb des Inhabers eines Dentallabors mitarbeiten (R 4.10 Abs. 5ff. und H 4.10 EStR), wie z. B. zur Bewirtung von Geschäftsfreunden – Aufwendungen für Speisen, Getränke, sonstige zum Verzehr bestimmte Genussmittel (Tabakwaren), Garderobengebühren, Trinkgelder und dergleichen mehr –, sind oft Gegenstand von Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Bei betrieblicher Veranlassung gehören sie zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben, und zwar einschließlich der Aufwendungen, die auf den Inhaber des Dentallabors oder auf seine an der Bewirtung teilnehmenden Arbeitnehmer entfallen.

Kann eine private Mitveranlassung nicht ausgeschlossen werden, sind die Aufwendungen allerdings nicht abziehbar (§ 12 Nr. 1 EStG). Das wird im Regelfall für die Bewirtung in der Privatwohnung des Betriebsinhabers oder zu einem privaten Anlass außerhalb seiner Wohnung von der Finanzverwaltung angenommen. Auch Aufmerksamkeiten für die Darbietungen anderer Leistungen – Beispiel: Varieté – sind nicht als Bewirtungskosten abzugsfähig, wenn der insgesamt geforderte Preis in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und/oder Getränke steht (BFH vom 16.02.1990, BStBl. II S. 575). Eine Bewirtung liegt nur vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Welche Angaben müssen die Belege enthalten?

Darüber hinaus werden Bewirtungskosten als Betriebsausgaben nur anerkannt, soweit sie 70 % der Aufwendungen nicht übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und soweit ihre Höhe und ihre betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Angemessenheit richtet sich nach den Umständen des Einzelfalles, also nach Größe und Art des Betriebes. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen hat der Inhaber des Dentallabors schriftlich die folgenden Angaben zu machen:

  • Tag der Bewirtung
  • Ort der Bewirtung
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, reichen Angaben über Anlass und Teilnehmer. Die Rechnung der Gaststätte ist beizufügen. Aus der Rechnung müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte sowie der Tag der Bewirtung ergeben. Bei einem Gesamtrechnungsbetrag über 150 Euro muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Inhabers des Dentallabors enthalten (R 4.10 Abs. 8 Satz 4 EStR). Sind die Angaben lückenhaft, so können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn der Betriebsinhaber ihre Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht.

Belege, die nur die Angabe „Speisen und Getränke“ und den summarisch angegebenen Rechnungsbetrag enthalten, werden nicht anerkannt. Die in Anspruch genommenen Leistungen sind nach Art, Umfang, Entgelt und Tag der Bewirtung in der Rechnung gesondert zu bezeichnen (R 4.10 Abs. 8 Satz 9 EStR). Außerdem werden nur Rechnungen steuerlich anerkannt, die maschinell erstellt und registriert wurden (R 4.10 Abs. 8 Satz 8 EStR). Mit der Nachweisverpflichtung detaillierter und EDV-gefertigter Belege soll dem Missbrauch durch Ausstellung erhöhter Rechnungsbelege begegnet werden.

Die bewirteten Personen sind grundsätzlich mit ihren Namen anzugeben. Bei einer zu großen Personenzahl wäre dieser Aufwand aber unzumutbar. Deshalb begnügt sich das Finanzamt bei Betriebsbesichtigungen, Richtfesten, Betriebserweiterungen, Firmenjubiläen und ähnlichen Anlässen mit der Zahlenangabe der bewirteten Personen und einer die Personengruppe kennzeichnenden Sammelbezeichnung (R 4.10 Abs. 9 Satz 4 EStR). So würde z. B. anlässlich des Richtfestes eines Betriebsgebäudes eine pauschale Angabe über die bewirteten Personen wie „42 Personen (Handwerker, Kunden, Mitarbeiter, Familienangehörige)“ ausreichen.

Wann sind Bewirtungskosten nur begrenzt abzugsfähig?

Sind die Bewirtungskosten geschäftlich veranlasst – insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen, sowie bei der Bewirtung von Besuchern des Betriebes z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit –, ist im Gegensatz zu den voll abzugsfähigen Bewirtungskosten bei allgemeiner betrieblicher Veranlassung wie z. B. bei Betriebsfeiern ihre Abzugsfähigkeit nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG auf 70 % der entstandenen Aufwendungen begrenzt. Hierbei sind zunächst die Teile der Bewirtungsaufwendungen auszuscheiden, die entweder privat veranlasst oder als unangemessen hoch anzusehen oder deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen oder die ihrer Art nach keine Bewirtungsaufwendungen sind (R 4.10 Abs. 6 Satz 5 EStR). Von den verbleibenden Aufwendungen dürfen nur 70 % den Gewinn mindern. Nehmen Arbeitnehmer des Dentallaborinhabers an der Bewirtung teil, ist – wie bei den Aufwendungen für den am Geschäftsessen teilnehmenden Inhaber des Dentallabors – auch insoweit der Abzug auf 70 % beschränkt. Nur die Kosten der reinen Arbeitnehmer-Bewirtung (z. B. bei Betriebsfesten) sind voll abzugsfähig.

Beispiel

Der Inhaber eines Dentallabors lädt seinen Lieferanten zum Essen in ein Schlemmerlokal ein, um Geschäfte zu besprechen. An dem Essen nimmt auch ein Angestellter des Betriebsinhabers teil. Die Rechnung der Gaststätte lautet auf

Speisen und Getränke
(detaillierte Angaben)
125,00 Euro
Umsatzsteuer 19 %23,75 Euro
Gesamtsumme148,75 Euro

Ergebnis: Die Aufwendungen sind angemessen. 87,50 Euro (70 %) sind als Betriebsausgabe abzugsfähig; die 23,75 Euro Umsatzsteuer können dagegen nach einem Urteil des Bundesfinanzhofes vom 10.02.2005 in voller Höhe als Vorsteuer abgezogen werden.

Und noch eines ist zu beachten: Nach § 4 Abs. 7 EStG sind die aus geschäftlichem Anlass entstandenen Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Andernfalls ist ein Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Zusammenfassend lässt sich also folgendes Schema zur Berechnung der steuerlich abzugsfähigen Bewirtungskosten aufstellen:

Bewirtungskosten insgesamt
- privat veranlasster Teil der Aufwendungen
- Aufwendungen, die ihrer Art nach keine Bewirtungsaufwendungen sind (z. B. Kosten einer Musikkapelle anlässlich einer Informationsveranstaltung), es sei denn sie sind von untergeordneter Bedeutung wie z. B. Trinkgelder und Garderobengebühren
- Teil der Bewirtungsaufwendungen, der nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen ist
- Bewirtungsaufwendungen, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind
- Bewirtungsaufwendungen, die nicht einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet sind
= Summe der als Betriebsausgaben anerkannten Bewirtungsaufwendungen, die ihrerseits aufzuteilen sind in voll und begrenzt abzugsfähige Bewirtungsaufwendungen, und zwar:
• 100 % wegen allgemeiner betrieblicher Veranlassung,
• 70 % wegen geschäftlicher Veranlassung,
• 30 % wegen geschäftlicher Veranlassung, die steuerlich nicht berücksichtigungsfähig sind.

  

Näheres zum Autor des Fachbeitrages: Dr. Hans-Ludwig Dornbusch


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